Patientenportal/Online-Terminvergabe

 

Wo finde ich was?

Online-Konto erstellen

Patientenregie > Schaltfläche [Wolke] Patient > Patienteninfo > Patientenblatt > Register "Mitglied" > Bereich "Kontakt" > Schaltfläche [Online-Konto]

 

 

Online-Konto erstellen

1. Klicken Sie auf das [Wolke]-Symbol in der Patientenregie bzw. auf die Schaltfläche [Online-Konto] im Patientenblatt.

   Das Dialogfenster Online-Konto erstellen/verwalten öffnet sich.

2. Falls nicht schon vorausgefüllt, geben Sie die E-Mail-Adresse des Patienten ein.

3. Setzen Sie den Haken in das Kontrollkästchen Rechnungsbereitstellung über Online-Konto.

4. Klicken Sie auf [Konto erstellen].

   Das Online-Konto wird erstellt.
   Das [Wolke]-Symbol zeigt den Status nicht aktiviert an.
   Die Druckvorschau für das Aktivierungsschreiben öffnet sich.

5. Drucken Sie das Aktivierungsscheiben aus.

 

 

 

 

 

 

 

Anmeldung mit Aktivierungsschreiben über das Portal durchführen

1. Nehmen Sie Ihr Aktivierungsschreiben zur Hand.

2. Rufen Sie den dort angegebenen Link auf.

   Die Webseite des Patientenportals öffnet sich.

3. Geben Sie im Bereich Jetzt anmelden die gleiche E-Mail-Adresse ein, die auch in der Praxis hinterlegt ist.

4. Geben Sie den im Aktivierungsschreiben hinterlegte Aktivierungscode als Passwort ein.

5. Klicken Sie auf [Anmelden].

   Ein Hinweistext wird angezeigt.

6. Setzten Sie den Haken im Kontrollkästchen zur Einwilligungserklärung Ich willige ein, dass mir Dokumente über mein Online-Konto zur Verfügung gestellt werden.

7. Klicken Sie auf [OK].

   Die Meldung Bitte wählen Sie ein neues Zugangspasswort wird angezeigt.

    

   Das Passwort muss aus mindestens 8 Zeichen bestehen, mit mindestens einem Großbuchstaben, einem Kleinbuchstaben, einer Ziffer und einem Sonderzeichen.

    

8. Geben Sie ein eigenes Passwort ein.

9. Wiederholen Sie die Eingabe des Passworts.

10. Klicken Sie auf [Speichern].

    Das Online-Konto ist aktiviert.
    In LinuDent wird der Status Online-Konto aktiv mit einem grünen Wolke-Symbol mit Haken angezeigt.
    In LinuDent wird das Kontrollkästchen Einwilligungserklärung online im Dialogfenster Online-Konto erstellen/verwalten aktiviert.

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Rechnung im Einzeldruck vormerken	Patient > Behandlung > Leistungserfassung > Dokumentendruck > Schaltfläche [Rechnung für das Online-Konto vormerken]
Privatrechnung im Sammelverfahren für die Bereitstellung vormerken	Abrechnung > Privatabrechnung > Register "Neue Rechnungen"
Rechnung online bereitstellen	Verwaltung > Praxisbuchhaltung > Rechnungsausgänge

 

 

Rechnungen für Patienten mit einem aktiven Online-Konto (mit Rechnungsbereitstellung) werden nicht ausgedruckt, sondern bei der Rechnungserstellung für das Online-Konto vorgemerkt. Die vorgemerkte Rechnung gelangt mit einer entsprechenden Kennzeichnung in die Rechnungsausgänge in der Buchhaltung. Erst mit dem Verbuchen der Rechnung wird die Rechnung auf dem Online-Konto des Patienten bereitgestellt und der Kontoinhaber erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.

 

 

Rechnung über die Leistungserfassung vormerken

1. Klicken Sie auf [Dokumentendruck] in der Leistungserfassung des Patienten.

   Ein Listenfeld mit Optionen wird angezeigt.

2. Wählen Sie die Rechnungsform, welche Sie erzeugen möchten.

   Die Einstellungen zur Druckvorschau werden angezeigt.

3. Machen Sie Angaben in den Feldern (siehe Einstellungen zur Druckvorschau vornehmen).

4. Klicken Sie auf [Weiter].

   Die Druckvorschau wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf das [Wolke]-Symbol in der Symbolleiste.

   Der folgende Hinweis wird angezeigt: "Rechnung für das Online-Konto vorgemerkt."

6. Klicken Sie auf [Weiter].

   Die Rechnung wird für das Online-Konto vorgemerkt.
   Die Rechnung wird mit der Kennzeichnung "Online-Konto" in den Rechnungsausgängen der Buchhaltung abgelegt.

    

 

 

 

Privatrechnungen im Sammeldruck für das Online-Konto vormerken

1. Öffnen Sie die Privatabrechnung.

2. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen im Bereich Neue Rechnungen vor (siehe Privatabrechnung durchführen).

3. Wählen Sie eine oder mehrere Optionen im Bereich Rechnungsart durch Setzen des Hakens in das entsprechende Kontrollkästchen.

4. Klicken Sie auf [Zusammenstellung starten].

   Im Bereich Liste der Rechnungen werden alle offenen Rechnungen mit den gewählten Kriterien aufgelistet.

5. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

   Ein Listenfeld wird angezeigt.

6. Wählen Sie die Option Rechnungen.

   Die mit Online-Konto gekennzeichneten Rechnungen werden für das Online-Konto vorgemerkt.
   Die Rechnungen werden mit der Kennzeichnung "Online-Konto" in den Rechnungsausgängen der Buchhaltung abgelegt.

 

 

 

 

 

KFO-Rechnungen im Sammeldruck vormerken

Die KFO-Quartalsabrechnung wird wie bisher erstellt (siehe Kieferorthopädie). Mit Klick auf das Steuerelement [Druckstapel] werden alle Rechnungen von Patienten mit aktivem Online-Konto (mit Rechnungsbereitstellung) in den Rechnungsausgängen der Buchhaltung abgelegt ohne dass ein Ausdruck erstellt wird.

 

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Rechnungen verbuchen und online stellen	Patient > Buchhaltung > Rechnungsausgänge Verwaltung > Praxisbuchhaltung > Rechnungsausgänge
Rechnung nachträglich online stellen	Patient > Buchhaltung > Journal
Daten zur Rechnung einsehen	Patient > Buchhaltung > Offene Posten > Schaltfläche [Rech.-Info] Verwaltung > Praxisbuchhaltung > Offene Posten > Schaltfläche [Rech.-Info]
KFO-Kassenanteilsrechnung ohne Eigenanteil online bereitstellen	LinuDent > Parameter > Kieferorthopädie > Register "Parameter"

 

 

Wissenswert

• Die für das Online-Konto vorgemerkten Rechnungen gelangen nach dem unterdrückten Ausdruck mit der Vormerkung "Online-Konto" in die Rechnungsausgänge der Buchhaltung.

• Die Spalte "Online-Konto" in der Liste der Rechnungsausgänge zeigt an, welche Rechnungen für das Online-Konto vorgemerkt sind.

 

 

Rechnung/en verbuchen und online stellen

1. Öffnen Sie die Rechnungsausgänge in der Buchhaltung.

2. Legen Sie die Filterkriterien fest.

3. Klicken Sie auf [Ermitteln].

   Eine Liste aller ausgestellten und den Filterkriterien entsprechenden Rechnungen wird erstellt.

4. Markieren Sie die zu verbuchende/n Rechnung/en in der Spalte Buchen in der Liste.

5. Klicken Sie auf [Speichern].

   Der Hinweis "Anzahl der verbuchten und auf ein Online-Konto bereitgestellten Rechnungen: <Anzahl>" wird angezeigt.
6. Klicken Sie auf [Weiter].
   Die Rechnung/en wird/werden auf dem Online-Konto bereitgestellt.
   Der Patient erhält eine E-Mail zur Benachrichtigung.

 

 

 

 

Rechnung nachträglich online stellen

1. Öffnen Sie die patientenbezogene Buchhaltung.

2. Wählen Sie das Journal im Dropdown-Feld Einträge im Rechnungsbuch.

   Bereits verbuchte Rechnungen werden in der Liste angezeigt.

3. Suchen Sie die bereitzustellende Rechnung in der Liste.

4. Machen Sie in der Spalte der Rechnung einen [Rechtsklick] mit der Maus.

   Das Kontextmenü öffnet sich.

5. Wählen Sie die Option Markierte Rechnung(en) im Online-Konto bereitstellen.

   Der Hinweis wird angezeigt: "Folgende Rechnungen werden im Online-Konto bereitgestellt: Rech-Nr. [Nummer]"

6. Klicken Sie auf [Weiter].

   Die Rechnung wird im Online-Konto bereitgestellt.
   Der Hinweis wird angezeigt: "[Anzahl] Rechnung(en) online bereitgestellt."

7. Klicken Sie auf [Weiter].

   Die bereitgestellte Rechnung wird mit einem [Auge]-Symbol in der Spalte Rech.-Datum gekennzeichnet.

 

 

 

 

1. Öffnen Sie das Rechnungsbuch Mahnungen in der Buchhaltung.

2. Legen Sie die Filterkriterien fest.

3. Klicken Sie auf [Ermitteln].

   Eine Liste aller den Filterkriterien entsprechenden fälligen Mahnungen wird erstellt.

4. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

   Ein Listenfeld wird angezeigt.

5. Wählen Sie die Option Mahnungen.

   Alle Mahnungen ohne Online-Konto-Zuordnung werden gedruckt.
   Alle Mahnungen werden in der Spate erledigt markiert.

6. Klicken Sie auf [Speichern].

   Der Hinweis "Anzahl der auf einem Online-Konto bereitgestellten Mahnungen: <Zahl>" wird angezeigt.
7. Klicken Sie auf [Weiter].
   Die Mahnung/en mit Online-Konto-Zuordnung wird/werden auf dem Online-Konto bereitgestellt.
   Der Patient erhält eine E-Mail zur Benachrichtigung.
    

 

 

 

 

 

 

1. Speichern Sie das online zu stellende Dokument als PDF in die Galerie des Patienten.

2. Öffnen Sie die Galerie des Patienten.

3. Machen Sie einen [Doppelklick] auf das Dokument.

   Die Druckansicht öffnet sich.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Dokument als E-Mail-Anlage speichern und versenden] .

   à Ein Listenfeld öffnet sich.
   

5. Wählen Sie im Listenfeld die Option E-Mail.

6. Das Dialogfenster Versand als E-Mail-Anhang öffnet sich.

7. Klicken Sie auf [E-Mail-Versand].

8. Ein Hinweis mit dem folgenden Text öffnet sich: "Patient hat ein Online-Konto. Soll das Dokument über das Portal bereitgestellt werden? Der Patient erhält dazu eine automatisch generierte E-Mail."

9. Klicken Sie auf [Ja].

   Das Dokument wird über das Patientenportal bereitgestellt.
   Der Patient erhält eine E-Mail mit einem Link zu dem bereitgestellten Dokument.

 

 

 

 

 

Ein(e) Rechnung/Dokument über E-Mail-Link im Portal einsehen

1. Öffnen Sie die Patientenportal-Webseite über den Link, der in der E-Mail-Benachrichtigung zur bereitgestellten Rechnung oder Dokument angegeben ist.

   Auf der Startseite ist Ihre E-Mail-Adresse im Bereich Jetzt anmelden vorausgefüllt.

2. Geben Sie Ihr Passwort im Bereich Jetzt anmelden ein.

   Die über den Link aufgerufene Rechnung bzw. Dokument öffnet sich.

 

 

Rechnung/Dokument im Bereich Meine Dokumente einsehen

1. Öffnen Sie die Patientenportal-Webseite.

2. Geben Sie Ihre Zugangsdaten im Bereich Jetzt anmelden ein.

3. Klicken Sie auf die Kachel Meine Dokumente.

   Sie werden auf die Seite Meine Dokumente weitergeleitet.
   Alle im Patientenportal für Sie bereitgestellten Dokumente werden aufgelistet.

    

   Der direkte Download eines Dokuments ist über die Schaltfläche neben dem Dokumentennamen möglich.

    

4. Klicken Sie auf das Dokument.

   Das Dokument wird in der Druckvorschau geöffnet.

 

Ist die Rechnung bzw. das Dokument geöffnet, kann über das Symbol [Drucken] in der Symbolleiste ein Ausdruck erstellt werden. Das Speichern der Rechnung bzw. des Dokuments auf Ihren Computer erfolgt über das Symbol [Speichern] .

 

 

 

 

 

1. Klicken Sie auf das [Wolke]-Symbol in der Patientenregie.

   Das Dialogfenster Online-Konto erstellen/verwalten öffnet sich.

2. Setzen Sie den Haken ins Kontrollkästchen zu Rechnungsbereitstellung über Online-Konto.

3. Klicken Sie auf [Speichern].

   Rechnungen werden automatisch für das Online-Konto vorgemerkt.

   Das [Wolke]-Symbol zeigt den Status aktiv mit Rechnungsbereitstellung an.

 

 

 

 

1. Klicken Sie in der Patientenregie auf das [Wolke]-Symbol.

   Das Dialogfenster Online-Konto erstellen/verwalten öffnet sich.

2. Klicken Sie auf [Code drucken].

   Die Druckvorschau für das Aktivierungsschreiben wird angezeigt.

3. Drucken Sie das Schreiben über die Schaltfläche [Dokument drucken].

 

 

 

 

 

Online-Konto über das Portal erstellen

1. Öffnen Sie die Webseite zum Patientenportal.

2. Klicken Sie auf [Jetzt registrieren] im Bereich Jetzt anmelden oder registrieren.

   Die Eingabemaske Registrieren öffnet sich.

3. Geben Sie Ihre persönlichen Daten ein.

4. Geben Sie ein Passwort ein, welches die Passwortauflagen erfüllt.

5. Wiederholen Sie die Eingabe des Passworts.

6. Setzen Sie den Haken in das Kontrollkästchen Ich bin bereits Patient in Ihrer Praxis, wenn diese Aussage zutrifft.

7. Setzen Sie den Haken in das Kontrollkästchen zu den Datenschutzbestimmungen.

8. Klicken Sie auf [Patientenkonto erstellen].

   Ein Hinweis zur Einrichtung des Online-Kontos wird angezeigt.

9. Bestätigen Sie die Kenntnisnahme des Hinweises mit [OK].

   Eine E-Mail mit einem Bestätigungslink wird an die E-Mail-Adresse des Online-Kontos geschickt.

10. Öffnen Sie die E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm und klicken Sie auf den dort hinterlegten Link.

    Der Browser öffnet sich.
    Der Hinweis "Das Patientenkonto wurde erfolgreich aktiviert" wird eingeblendet.

11. Klicken Sie auf [OK].

    Die Webseite zum Patientenportal öffnet sich.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Terminanfragen einsehen	Organisation > Terminliste > Register "Online" > Unterregister "Online-Terminanfragen"
Berechtigung zur Bearbeitung von Online-Terminanfragen erhalten	LinuDent > Benutzer > Register "Berechtigungen" > Bereich "Terminkalender"

 

 

Am oberen rechten Rand der LinuDent Benutzeroberfläche neben der Patientensuchleiste befindet sich die Schnellzugriff-Symbolik für die Online-Terminanfragen zum Patientenportal.

Beispiel	Bedeutung und Funktion
	Die Bearbeitung von 2 Terminanfrage ist offen. Das Patientenportal ist offline geschaltet (Ausrufezeichen). Mit Klick auf das Symbol wird die Liste der Online-Terminanfragen geöffnet.

 

 

 

Terminliste filtern

 

Eingrenzung des Zeitraums für die Darstellung der Termine

Sie haben die Möglichkeit die Darstellung der Listeneinträge zu den Terminen zeitlich einzugrenzen (siehe Arbeiten mit der Datumseingabe).

 

 

 

Terminliste nach Status der Terminanfrage filtern

 

Sie können eine oder mehrere Filter durch Setzen des Hakens ins Kontrollkästchen anwenden.

Status	Symbol	Bedeutung
offene Terminanfragen		Die Terminanfrage wurde noch nicht gelesen und nicht zu- oder abgesagt. Der Stornierungsanfrage (rote Schrift) wurde noch nicht storniert.
zugesagte Terminanfragen		Der Termin wurde zugesagt.
abgesagte Terminanfragen		Der Termin wurde von der Praxis abgesagt. Der Termin wurde auf Wunsch des Patienten storniert.
Anonym		Die Terminanfragen werden ohne dem Namen des Patienten angezeigt.

 

 

 

Aktionen mit Terminen in der Terminliste

	Eine Terminanfrage wird gebucht. Der Termin wird in dem Terminkalender gespeichert. Der Patient erhält eine E-Mail-Bestätigung.
	Ein bereits gebuchter Termin wird mit einer zusätzlichen E-Mail an den Patienten bestätigt.
	Eine Terminanfrage wird abgesagt. Der Patient erhält eine E-Mail zur Absage des Termins mit Aufforderung zu einer neuen Terminanfrage.
	Ein Termin mit Stornierungsanfrage (rote Schrift) von einem Patienten (mit Online-Konto) wird storniert.
	Der Person, auf welche sich die Terminanfrage bezieht, wird der entsprechende Patient aus der Patientenauswahl zugeordnet. Klappen Sie hierzu den Termin über das [Pfeil]-Symbol aus und markieren Sie die geöffnete Zeile. Ist die Zuordnung erfolgt, wird die Patientennummer neben Namen und Geburtsdatum angezeigt. Sollte der Patient zu einem späteren Zeitpunkt auch die Dokumentenfunktion des Patientenportals nutzen wollen, ist eine Zuweisung notwendig.
	Der Terminkalender wird aufgerufen. Der Tag zum Termin wird angezeigt.
	Nur bei zugesagtem Termin ist die Schaltfläche aktiv. Klappen Sie hierzu den Termin über das [Pfeil]-Symbol aus und markieren Sie diesen. Es wird die Terminvergabe aufgerufen. Die Daten des Termins sind vorausgefüllt. Ein neuer Termin kann geplant werden.
	Die Patientenregie wird geöffnet. Klappen Sie hierzu den Termin über das [Pfeil]-Symbol aus und markieren Sie diesen. Die Schaltfläche wird nur bei zuvor zugewiesenem Patienten aktiv.

 

 

Informationsfelder unter der Terminliste

In diesem Bereich finden Sie die Kontaktinformationen zu dem in der Liste ausgewählten Online-Konto. Hat der Patient eine Anmerkung bei der Terminanfrage im Patientenportal hinterlegt, so wird diese hier angezeigt.

 

 

 

Wo finde ich was?

Terminanfragen einsehen

Organisation > Terminliste > Register "Online" > Unterregister "Online-Terminanfragen"

 

 

Terminanfrage in LinuDent zusagen

1. Öffnen Sie die Online-Terminanfragen.

2. Filtern Sie die Liste nach einem gewünschten Zeitraum.

3. Klicken Sie auf [Start der Terminsuche].

4. Filtern Sie die Terminanfragen nach offenen Terminanfragen.

   Offene Terminanfragen werden in der Liste angezeigt.

5. Wählen Sie den zu bearbeitenden Termin aus.

6. Klicken Sie auf [Zusagen].

   Der Hinweis "Soll der Termin zugesagt werden?" wird angezeigt.

7. Klicken Sie auf [Ja].

   Der Termin wird als gebucht im Praxis-Terminkalender gespeichert.
   Der Patient erhält eine E-Mail mit der Terminzusage und einer angehängten ics.-Datei zur Übertragung des Termins in den Kalender des Patienten.
   

 

 

Terminanfrage in LinuDent absagen

1. Öffnen Sie die Online-Terminanfragen.

2. Filtern Sie die Liste nach einem gewünschten Zeitraum.

3. Klicken Sie auf [Start der Terminsuche].

4. Filtern Sie die Terminanfragen nach offenen Terminanfragen.

5. Wählen Sie den zu bearbeitenden Termin aus.

6. Klicken Sie auf [Absagen].

   Der Hinweis "Soll der Termin abgesagt werden?" wird angezeigt.

7. Klicken Sie auf [Ja].

   Der Termin wird nicht gebucht.
   Der Patient erhält eine E-Mail mit der Terminabsage und wird aufgefordert eine neuen Termin zu vereinbaren.

 

 

 

 

1. Öffnen Sie die Online-Terminanfragen.

2. Filtern Sie die Liste nach einem gewünschten Zeitraum.

3. Klicken Sie auf [Start der Terminsuche].

4. Filtern Sie die Terminanfragen nach zugesagte Terminanfragen.

   Stornierungsanfragen werden in der Liste in roter Schriftfarbe angezeigt.

5. Wählen Sie den zu stornierenden Termin aus.

6. Klicken Sie auf [Stornieren].

   Die Buchung des Termins wird aus dem Terminkalender und dem Patientenportal entfernt.
   Der Patient erhält eine E-Mail mit der Stornierungsbestätigung.

 

 

 

1. Öffnen Sie die Online-Terminanfragen.

2. Filtern Sie die Liste nach einem gewünschten Zeitraum.

3. Klicken Sie auf [Start der Terminsuche].

4. Filtern Sie die Terminanfragen nach zugesagte Terminanfragen.

5. Wählen Sie den zu bestätigenden Termin aus.

6. Klicken Sie auf [Bestätigen].

   Der Hinweis "Soll für den Termin eine erneute Bestätigung per E-Mail gesendet werden?" wird angezeigt.

7. Klicken Sie auf [Ja].

   Der Patient erhält eine E-Mail mit den Termininformationen.

 

 

 

Zu Patienten, die ohne aktives Online-Konto im Patientenportal einen Online-Termin vereinbart haben, muss in LinuDent eine Verknüpfung hergestellt werden. Dem Termin wird eine bestehende Patientenakte zugewiesen.

 

 

Wo finde ich was?

Terminanfragen einsehen

Organisation > Terminliste > Register "Online" > Unterregister "Online-Terminanfragen"

 

 

1. Öffnen Sie die Online-Terminanfragen.

2. Suchen Sie ggf. durch Filtern der Liste die zu bearbeitende Terminanfrage.

3. Klicken Sie auf das [Pfeil]-Symbol der zu bearbeitenden Terminanfrage.

   Der untergeordnete Termin mit Geburtsdatum der Person wird angezeigt.
   

4. Wählen Sie die untergeordnete Zeile zum Termin aus.

   Die Schaltfläche [Patient zuweisen] ist aktiv.

5. Klicken Sie auf [Patient zuweisen].

   Die Patientenauswahl öffnet sich.

6. Suchen Sie nach dem zu verknüpfenden Patienten (siehe Arbeiten mit der Patientensuche)

7. Wählen Sie den zu verknüpfenden Patienten aus.

8. Klicken Sie auf [OK].

   Die Termininformationen werden dem Patienten zugeordnet.
   Die Patientennummer wird zur Terminanfrage hinterlegt.

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Berechtigung zum Erstellen/Verwalten von Online-Konten erhalten	LinuDent > Parameter > Register "Berechtigungen" > Kommunikation
Textvorlagen für den autom. E-Mail-Versand für das Online-Konto editieren	LinuDent > Parameter > Terminkalender/Portal > Register "Online-Terminvergabe/Portal" > Unterregister "Texte"
Textvorlage für Aktivierungsbrief editieren	Verwaltung > Praxislisten > Register "Patientenliste" > Unterregister "Text" > Auswahl Texttyp "Online-Konto"
Patientenportal offline/online schalten	LinuDent > Parameter > Terminkalender/Portal > Register "Online-Terminvergabe/Portal" > Unterregister "Allgemeine Einstellungen"

 

Bevor Sie mit dem Erledigen Ihrer Aufgaben beginnen, werfen Sie einen Blick in die Einstellungen. Konfigurieren Sie die LinuDent Funktionen so, dass diese Ihre Arbeitsabläufe optimal unterstützen. Beachten Sie dabei, dass einige Einstellungen arbeitsplatz- bzw. benutzer- bzw. mandantenabhängig sind.

 

 

 

 

 

Symbol	Bedeutung	Symbol vorhanden
	Ein Online-Konto ist nicht vorhanden.	mit Dokumentenfunktion
	Das Online-Konto ist nicht aktiviert.	mit Dokumentenfunktion
	Das Online-Konto ist aktiv (ohne Rechnungsbereitstellung).	mit Dokumentenfunktion, mit Terminfunktion
	Das Online-Konto ist aktiv (mit Rechnungsbereitstellung).	mit Dokumentenfunktion
	Ein Online-Konto wird nicht gewünscht.	mit Dokumentenfunktion
	Das Online-Konto ist gesperrt.	mit Dokumentenfunktion, mit Terminfunktion

 

 

Wo sind die Symbole zu finden?

Anzeige der Symbole	Funktion des Symbols	Symbole vorhanden
Wartezimmerliste	informativ - ermöglicht die informierte Ansprache des Patienten zum Online-Konto.	immer
Terminliste	informativ - ermöglicht die informierte Ansprache des Patienten zum Online-Konto.	immer
Patientenregie	Schaltfläche zur Aktivierung/Bearbeitung des Online-Kontos des Patienten.	immer
Liste der Privatrechnungen	informativ	nur mit Dokumentenfunktion
Fälle zur KFO-Quartalsabrechnung	informativ	nur mit Dokumentenfunktion

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Online-Konto in der Praxis verwalten (Einzelverfahren)	Patientenregie > Schaltfläche "Wolke" Patient > Patienteninfo > Patientenblatt > Register "Mitglied" > Bereich "Kontakt" > Schaltfläche [Online-Konto]
Online-Konto über das Portal erstellen	Patientenportal > Schaltfläche [Jetzt registrieren]
Mehrere Online-Konten in der Praxis erstellen (Sammelverfahren)	Verwaltung > Praxislisten > Register "Patientenliste" > Unterregister "Auswahl"

 

Mit Terminfunktion allein kann das Konto nur im Portal erstellt werden. Die Aktivierung erfolgt über einen Aktivierungslink, der per E-Mail zugeschickt wird. Mit Dokumentenfunktion allein kann das Konto nur in LinuDent mit Aktivierungsbrief erstellt werden. Die Aktivierung erfolgt mit Eingabe des Aktivierungscodes im Portal. Bei Freischaltung beider Module, sind beide Optionen möglich.

Konten die in LinuDent erstellt wurden, sind grundsätzlich mit einem Patienten verknüpft. Konten die über das Portal erstellt wurden, müssen in LinuDent nachträglich in der Konto-Verwaltung mit einem Patienten verknüpft werden.

 

Online-Konto in der Praxis erstellen

1. Klicken Sie auf das [Wolke]-Symbol in der Patientenregie.

   Das Dialogfenster Online-Konto erstellen/verwalten öffnet sich.

2. Falls nicht schon vorausgefüllt, geben Sie die E-Mail-Adresse des Patienten ein.

    

   Bei der Kontoerstellung wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Patienten bereits für ein Online-Konto eines Familienmitglieds verwendet wird. Falls ja, kann über einen Hinweis eine Zuordnung zu dem bereits existierenden Online-Konto erfolgen. Möchte der Patient keine Zuordnung, muss dieser eine E-Mail-Adresse angeben, die noch nicht bei einem andere Patienten angegeben ist.

    

3. Setzen Sie den Haken in das Kontrollkästchen Rechnungsbereitstellung über Online-Konto.

4. Klicken Sie auf [Konto erstellen].

   Das Online-Konto wird erstellt.
   Das [Wolke]-Symbol zeigt den Status nicht aktiviert an.
   Die Druckvorschau mit dem Aktivierungsbrief öffnet sich.

5. Drucken Sie das Aktivierungsschreiben über die Schaltfläche [Dokument drucken].

 

Alle in der Praxis erstellten Online-Konten müssen anschließend vom Patienten online aktiviert werden. Hierfür muss der Patient sich nicht auf dem Patientenportal registrieren. Es ist ausreichend, wenn er sich mit dem Aktivierungscode (Passwort) und seiner E-Mail-Adresse anmeldet. Den Aktivierungscode erhält der Patient zuvor im Aktivierungsbrief in der Praxis.

 

 

Online-Konto über das Patientenportal erstellen

1. Öffnen Sie das Patientenportal.

2. Klicken Sie auf [Jetzt registrieren].

3. Geben Sie Ihre persönlichen Daten und Kontaktinformationen ein.

4. Legen Sie ein Passwort fest und wiederholen die Eingabe.

5. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen, wenn Sie schon Patient in der Praxis sind.

6. Setzen Sie den Haken, um den Datenschutzbestimmungen zuzustimmen.

7. Klicken Sie auf [Patientenkonto erstellen].

   Ein Hinweis wird angezeigt.
   Eine E-Mail mit einem Aktivierungs-Link wird an die genannte E-Mail-Adresse gesendet.

 

 

 

 

Mit der Patientenliste Online-Konten im Sammelverfahren erstellen

1. Öffnen Sie Verwaltung > Praxislisten > Register "Patientenliste".

2. Setzen Sie im Bereich Patient den Haken im Kontrollkästchen Online-Konto.

3. Wählen Sie im Feld Online-Konto die Option nicht vorhanden.

4. Setzen Sie im Bereich Leistungen/Kasse/Behandler/Recall den Haken im Kontrollkästchen E-Mail-Adresse.

5. Wählen Sie im Feld E-Mail-Adresse die Option vorhanden.

    

   Zur Erstellung eines Aktivierungsschreibens muss eine E-Mail-Adresse zum Patienten im Patientenblatt hinterlegt sein.

    

6. Starten Sie den Suchlauf über [Auswertung starten].

   Eine Ergebnisliste mit allen Patienten, welche die festgelegten Kriterien erfüllen, wird erstellt.

7. Wählen Sie im Bereich Ergebnisliste im Feld Methode die Option Verarbeitung.

   Die Schaltfläche "Daten Verarbeitung starten" ist aktiv.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

   Der Eingabedialog Daten verarbeiten öffnet sich.

9. Setzen Sie den Haken ins Kontrollkästchen der Aktion Online-Konto erstellen und Aktivierungsbrief drucken.

10. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

    Die Aktivierungsschreiben werden gedruckt.
    Die Online-Konten werden erstellt.
    Das Wolke-Symbol zeigt zum Patienten zeigt den Status nicht aktiviert an.

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Online-Konten verwalten (nur mit Terminfunktion)	Organisation > Terminliste > Register "Online" > Unterregister "Online-Konten"
Online-Konten verwalten	Patientenregie > Schaltfläche [Wolke]

 

 

Online-Konten verwalten
(nur mit Terminfunktion)

 

Die verschiedenen Listen zu den Online-Konten werden über ein Dropdown-Menü ausgewählt.

Dropdown-Auswahl Liste	Inhalt
Alle	Alle Konten werden gelistet. Auch Patienten, die ohne Registrierung mit einer E-Mail-Adresse über das Patientenportal eine Terminanfrage gestellt haben, werden gelistet. Schwarze Schrift = Aktivierte Online-Konten Blaue Schrift = Nicht aktivierte Online-Konten Orangene Schrift = Nicht registrierte Online-Konten Rote Schrift = Gesperrte Online-Konten Graue Schrift = Ausgeblendete Online-Konten
Aktivierte Online-Konten	Konten die über einen Aktivierungslink oder einen Aktivierungscode aktiviert wurden.
Nicht aktivierte Online-Konten	Konten, die über das Portal erstellt wurden, aber das Konto noch nicht über den Link in der E-Mail-Bestätigung aktiviert bzw. mit Aktivierungscode bestätigt haben.
Nicht registrierte Online-Konten	Alle Terminanfragen, die ohne Registrierung im Patientenportal erstellt wurden.
Gesperrte Online-Konten	Alle Konten, die gesperrt wurden. Eine Anmeldung im Portal ist nicht möglich. Es können keine Terminanfragen gestellt oder Dokumente zur Verfügung gestellt werden.
Ausgeblendete Online-Konten	Alle aus den Listen ausgeblendeten Online-Konten.

 

 

Bearbeiten Sie die Online-Konten über die jeweilig aktiven Schaltflächen.

Schaltfläche	Schaltfläche ist aktiv in Liste	Funktion
	Aktivierte Online-Konten Nicht aktivierte Online-Konten Nicht registrierte Online-Konto	Blenden Sie Konten aus.
	Ausgeblendete Online-Konten	Blenden Sie ausgeblendete Konten ein.
	Aktivierte Online-Konten Nicht aktivierte Online-Konten	Sperren Sie Konten. Die Nutzer können sich mit dem Online-Konto nicht mehr anmelden. Termin- und/oder Dokumentenfunktion steht für das gesperrte Konto nicht mehr zur Verfügung.
	Gesperrte Online-Konten	Entsperren Sie Konten. Das Online-Konto ist wieder voll nutzbar.
	Immer wenn die Patienten in der Liste über das [Pfeil]-Symbol ausgeklappt werden.	Dem Online-Konto wird der entsprechende Patient aus der Patientenauswahl zugewiesen. Klappen Sie hierzu das Online-Konto über das [Pfeil]-Symbol auf und markieren Sie die geöffnete Zeile. Ist die Zuordnung erfolgt, wird die Patientennummer neben Namen und Geburtsdatum angezeigt. Nur bei Personen, die einen Patienten zugewiesen bekommen haben, ist die Schaltfläche aktiv. Über das Symbol wird die Patientenregie des Patienten geöffnet. Sollte der Patient zu einem späteren Zeitpunkt auch die Dokumentenfunktion des Patientenportals nutzen wollen, ist eine Zuweisung notwendig.
	Nicht registrierte Online-Konten	Sperren Sie die E-Mail-Adresse von Personen mit Terminanfrage mit noch nicht registriertem Online-Konto. Die Person kann keine weiteren Terminanfragen erstellen.

 

 

 

 

 

Online-Konten verwalten

 

Wo finde ich was?

Online-Konto in der Praxis verwalten (Einzelverfahren)

Patientenregie > Schaltfläche "Wolke" Patient > Patienteninfo > Patientenblatt > Register "Mitglied" > Bereich "Kontakt" > Schaltfläche [Online-Konto]

 

1. Klicken Sie auf das [Wolke]-Symbol in der Patientenregie.

   Das Dialogfenster Online-Konto erstellen/verwalten öffnet sich.

2. Nehmen Sie Änderungen vor:

    

   E-Mail-Adresse Online-Konto	Wurde im Patientenblatt eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird diese hier vorausgefüllt. Geben Sie eine Adresse ein oder nehmen Sie Änderungen an der vorausgefüllten Adresse vor, werden diese Änderungen im Patientenblatt übernommen.
   Einwilligungserklärung online	Der Haken wird vom System gesetzt sobald die Einwilligung zu den Datenschutzbestimmungen durch den Patienten online erfolgt ist. Die Einwilligung zu den Datenschutzbestimmungen ist Voraussetzung für die Registrierung eines Online-Kontos.
   Rechnungsbereitstellung über Online-Konto	Das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert. Entfernen Sie den Haken, falls der Patient keine Rechnungsbereitstellung wünscht.
   Online-Konto nicht gewünscht	Setzen Sie den Haken hier, um die Ablehnung zu dokumentieren.
   Online-Konto ist gesperrt	Sperren Sie das Online-Konto. Online-Terminvereinbarungen sind nicht mehr möglich. Rechnungen werden nicht mehr bereitgestellt.

    

3. Klicken Sie auf [Speichern].

   Die Änderungen werden gespeichert.

    

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Erstelltes Online-Konto in LinuDent zuweisen

Organisation > Terminliste > Register "Online" > Unterregister "Online-Konten" > Schaltfläche [Patient zuweisen] Organisation > Terminliste > Register "Online" > Unterregister "Online-Terminanfragen" > Schaltfläche [Patient zuweisen]

 

 

Ein Online-Konto einem Patienten zuordnen

1. Öffnen Sie die Liste der Online-Konten.

2. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Alle.

   Die Liste zeigt alle Online-Konten.

3. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen des Patienten.

   Die Listenansicht erweitert sich.
   Die Namen und das Geburtsdatum der Patienten wird angezeigt.

4. Wählen Sie den Namen des Patienten aus.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Patient zuweisen].

   Die Patientenauswahl öffnet sich.

6. Wählen Sie den zu verknüpfenden Patienten aus.

7. Klicken Sie auf [OK].

   Der Patient ist mit dem Online-Konto verknüpft.
   Das Wolke-Symbol zeigt für den verknüpften Patienten den Status des Online-Kontos an.

 

 

 

 

Familienmitglied über das Portal anlegen
(nur mit Terminfunktion)

 

 

1. Melden Sie sich im Patientenportal mit Ihren Zugangsdaten an.

2. Klicken Sie auf [Konto].

   Ihre Kontodaten werden angezeigt.

3. Klicken Sie in der Zeile Familienmitglieder auf [hinzufügen].

   Der Eingabedialog Familienmitglied hinzufügen öffnet sich.

4. Geben Sie die persönlichen Daten ein.

5. Klicken Sie auf [Speichern].

   Die Daten zum Familienmitglied werden im Bereich Familienmitglieder angezeigt.

 

 

Familienmitglied über LinuDent anlegen

1. Klicken Sie auf das [Wolke]-Symbol in der Patientenregie.

   Das Dialogfenster Online-Konto erstellen/verwalten öffnet sich.

2. Falls nicht schon vorausgefüllt, geben Sie die E-Mail-Adresse des Patienten ein.

    

   Um eine Person als Familienmitglied eines weiteren Patienten registrieren zu können, muss bereits ein Online-Konto mit der selben E-Mail-Adresse angelegt worden sein.

    

3. Entfernen Sie ggf. den Haken bei Rechnungsbereitstellung über Online-Konto (das Kontrollkästchen wird nur bei Freischaltung der Dokumentenfunktion angezeigt).

4. Klicken Sie auf [Konto erstellen].

   Der Hinweis "Soll der Patient <Name> als Familienmitglied von <Name> angelegt werden?" wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf [Ja].

   Der Patient wird als Familienmitglied angelegt.
   Das Wolke-Symbol zeigt für den verknüpften Patienten den Status Online-Konto ist aktiviert an.

 

 

 

 

 

1. Öffnen Sie das Patientenportal.

2. Melden Sie sich im Bereich Jetzt anmelden oder registrieren an.

   Sie werden auf die Seite Mein Bereich weitergeleitet.

3. Klicken Sie auf [Konto] in der oberen Symbolleiste.

   Sie werden auf die Seite Mein Konto weitergeleitet.
   Sie sehen den Bereich Familienmitglieder.

4. Klicken Sie im Bereich des zu entfernenden Familienmitglieds auf Löschen.

   Der Hinweistext "Familienmitglied <Name> wirklich löschen?" wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf [Löschen].

   Das Familienmitglied wird nicht mehr aufgelistet.

 

 

 

 

 

 

Konto- und Zugangsdaten über Portal ändern

Nach dem Login ins Patientenportal können über [Konto] die Benutzerdaten und Zugangsdaten geändert werden. Wird die E-Mail-Adresse hier geändert, so wird sie auch im LinuDent-System (auch für ggf. zugeordneten Familienmitglieder) entsprechend angepasst. Die geänderte E-Mail-Adresse muss hierfür zuerst verifiziert werden. Zu diesem Zweck bekommt der Patient eine E-Mail mit Verifizierungscode an die neue Adresse gesendet.

 

 

Zugangsdaten vergessen

Hat der Patient das Passwort vergessen, so kann er ein neues Passwort erzeugen. Im Patientenportal muss über Passwort vergessen? im Bereich Jetzt anmelden oder registrieren die Erstellung eines neuen Passworts angefordert werden. Der Patient bekommt eine E-Mail mit einem Link zur Passwortvergabe. Über den Link kann das neue Passwort erzeugt werden.

Sofern der Patient seine E-Mail-Adresse für den Zugang zum Online-Konto vergessen haben sollte, muss er diese in der Praxis erfragen. Ein Zurücksetzen bzw. eine Änderung der Zugangs-E-Mail-Adresse ist ohne vorherige Anmeldung im Online-Portal aus Sicherheitsgründen nicht möglich.

 

 

 

 

 

1. Öffnen Sie das Patientenportal.

2. Melden Sie sich im Bereich Jetzt anmelden an.

   Sie werden auf die Seite Mein Bereich weitergeleitet.

3. Klicken Sie auf [Konto] in der oberen Symbolleiste.

   Sie werden auf die Seite Mein Konto weitergeleitet.

4. Scrollen Sie bis zur Fußzeile.

5. Klicken Sie auf Online-Konto löschen.

   Der Hinweistext "Wollen Sie Ihr Online-Konto unwiderruflich löschen?" wird angezeigt.

6. Klicken Sie auf [Löschen].

   Der Hinweistext "Ihr Online-Konto wurde gelöscht."wird angezeigt.

7. Klicken Sie auf [OK].

   Das Online-Konto wird gelöscht.

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Konto sperren	Patientenregie > Schaltfläche [Wolke]
Konto sperren (nur mit Terminfunktion)	Organisation > Terminliste > Register "Online" > Unterregister "Online-Konten"

 

 

Konto über das Dialogfenster sperren

 

1. Klicken Sie auf das [Wolke]-Symbol in der Patientenregie.

   Das Dialogfenster Online-Konto erstellen/verwalten öffnet sich.

2. Setzen Sie den Haken ins Kontrollkästchen zu Online-Konto ist gesperrt.

3. Klicken Sie auf [Speichern].

   Über das Online-Konto können keine Dokumente/Rechnungen bereitgestellt werden.
   Online-Termine können nicht mehr gebucht werden.
   Die Konten der Familienmitglieder werden gesperrt.

   Das [Wolke]-Symbol zeigt den Status Konto gesperrt an.

 

 

Konto über die Online-Konten-Verwaltung sperren
(nur mit Terminfunktion)

1. Treffen Sie eine Auswahl in der Dropdown-Liste zu den Online-Konten.

2. Wählen Sie das zu sperrende Konto aus.

3. Klicken Sie auf [Konto sperren] bzw. [E-Mail-Adresse sperren].

   Über das Online-Konto können keine Dokumente/Rechnungen bereitgestellt werden.
   Online-Termine können nicht mehr gebucht werden.
   Die Konten der Familienmitglieder werden gesperrt.

   Das [Wolke]-Symbol zeigt den Status Konto gesperrt an.

 

 

 

 

1. Klicken Sie auf das [Wolke]-Symbol in der Patientenregie.

   Das Dialogfenster Online-Konto erstellen/verwalten öffnet sich.

2. Setzen Sie den Haken ins Kontrollkästchen zu Online-Konto nicht gewünscht.

3. Klicken Sie auf [Speichern].

   Das [Wolke]-Symbol zeigt den Status Online-Konto nicht gewünscht an.

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Liste von Patienten erstellen

Verwaltung > Praxislisten > Register "Patientenliste" > Unterregister "Auswahl"

 

1. Setzen Sie im Bereich Patient einen Haken im Feld Online-Konto.

   Das Dropdown-Menü wird aktiv.

2. Wählen Sie in dem Dropdown-Listenfeld die gewünschte Option.

3. Setzen Sie im Bereich Leistungen/Kasse/Behandler/Recall einen Haken im Feld E-Mail-Adresse.

   Das Dropdown-Menü wird aktiv.

4. Wählen Sie in dem Dropdown-Listenfeld die Option "vorhanden".

5. Klicken Sie auf [Auswertung starten].

   Eine Liste aller Patienten mit zutreffenden Kriterien wird erstellt.

6. Öffnen Sie im Bereich Ergebnisliste das Dropdown-Menü beim Feld Methode.

7. Wählen Sie aus dem Listenfeld die Option E-Mail.

   Die Schaltfläche [E-Mail-Versand starten] wird aktiv.

8. Klicken Sie auf [E-Mail-Versand starten].

   Der E-Mail-Versand öffnet sich.

9. Klicken Sie auf Durchsuchen [...] im Bereich E-Mail-Text im Feld E-Mail-Textvorlagen.

   Es öffnet sich der Eingabedialog Auswahl der Textvorlage.

10. Wählen Sie die zuvor angefertigte Vorlage für das Anschreiben zum Online-Konto per [Doppelklick] aus.

    Die Betreffzeile wird mit dem Vorlagentext belegt.
    Das Textfeld im Bereich E-Mail-Text wird mit dem Vorlagentext belegt.

11. Klicken Sie auf [E-Mail versenden].

    Die E-Mails werden automatisch der Reihe nach versandt.
    Alle Patienten in der Patientenliste, die gerade eine E-Mail zugesandt bekommen haben, erhalten in der Spalte erledigt einen Haken.