Terminkalender/Portal

In den Parametern werden die Einstellungen zur Aktivierung und Einrichtung der Online-Terminvergabe vorgenommen. Hier legen Sie die zur Auswahl stehenden Behandlungen, Behandler und deren Zeiten fest. Sie können die Vorlagentexte für die E-Mail-Korrespondenz mit den Patienten editieren.

Die Verwaltung der Parameter zur Terminplanung ist nur mit den entsprechenden Berechtigungen in der Benutzerverwaltung möglich.

Recht zum Ändern der Parameter zur Terminplanung aktivieren/deaktiviern

LinuDent > Benutzer > Register "Berechtigungen" > Bereich "Terminkalender "

Unterregister Allgemein

Praxisweite Terminkalender Einstellungen

zu verwendende Feiertage	Festlegung des Bundeslands zur Abfrage der Feiertage.
für welches Jahr	Das aktuelle Jahr ist vorbelegt.
Farbe für Samstage	Auswahl einer Farbe zur Unterscheidung zwischen Arbeitstagen und Wochenende.
Farbe für Sonn- und Feiertage	Auswahl einer Farbe zur Unterscheidung zwischen Arbeitstagen und Sonn- und Feiertagen.
Terminbuch Direktaufruf (arbeitsplatzabhängig)	Über [Doppelklick] auf den Farbbalken eines Termin im Terminbuch, gelangt der Benutzer zum ausgewählten Programmteil.
Zeiteinteilung	Legt die Zeitspannen fest für welche die Behandlungszeiten der Ressourcen angelegt werden können. täglich = jeden Tag die selben Behandlungszeiten wöchentlich = wöchentlich wiederkehrende Behandlungszeiten zweiwöchentlich = zweiwöchentlich wiederkehrende Behandlungszeiten
Max. Anzahl gleichzeit. darzustellender Ressourcen	Die Anzahl der Ressourcen, die im Terminkalender bei einer Mehrfachauswahl mit der [Umschalt]-Taste nebeneinander in Spalten dargestellt werden können.
Termine verschieben mit Shift-Taste	Statt Verschieben mit der Maus , muss zusätzlich die [Umschalt]-Taste gedrückt werden, um versehentliches Verschieben zu verhindern.
man. Termine an Zeiteinteilung einrastern	Bei der Bewegung von Terminen im Terminkalender mit der Maus, werden die zuvor definierten Zeiteinheiten erkannt und die Positionierung danach ausgerichtet. Siehe Basisdaten Unterregister Eingabe
Gruppenbezeichnung anzeigen	Im Terminkalender werden, für die farblich hinterlegten Behandlungszeiten einer Ressource, auch die Bezeichnungen der Behandlungsgruppen eingeblendet.
Terminliste Direktaufruf	Über einen [Doppelklick] auf einen Termin in der Terminliste gelangt der Benutzer zum ausgewählten Programmteil.
auf Terminliste Geburtsdatum drucken	Bei einem Ausdruck der Terminliste wird auch das Geburtsdatum der Patienten ausgedruckt.

Unterregister Ferienkalender

mandantenabhängig

Farbe für gesetzliche Ferien	Auswahl einer Farbe zur Unterscheidung zwischen Arbeitstagen und Ferientagen.
Farbe für individuelle Ferien	Auswahl einer Farbe zur Unterscheidung zwischen Arbeitstagen und Ferientagen (Individuelle Ferientage werden unten im Bereich Individuelle Ferien festgelegt).
für welches Jahr	Geben Sie das Jahr ein, für welches Sie die gesetzlichen und individuellen Ferien bearbeiten möchten.

gesetzliche Ferien

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen zu den Ferien, die im Terminkalender berücksichtigt werden sollen. Es können Ferien aus verschiedenen Bundesländern berücksichtigt werden.

Einstellungen für individuelle Ferien festlegen

Klicken Sie auf [Hinzufügen].
Klicken Sie auf die leere Zeile in der Spalte Ferien.

Der Eingabezeiger wird angezeigt.
Vergebe Sie einen Titel für die individuellen Ferien.
Klicken Sie auf die Datumszeile in der Spalte Ferienbeginn.

Der Eingabezeiger wird angezeigt.
Geben Sie das Ferienbeginn-Datum ein oder nutzen Sie die Kalenderfunktion über die [Pfeiltaste].
Geben Sie das Ferienende-Datum ein oder nutzen Sie die Kalenderfunktion über die [Pfeiltaste].
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte aktivieren.
Sichern Sie Ihre Eingaben über [Änderungen speichern].

Die Ferientage werden im Terminkalender berücksichtigt.

Legen Sie das Layout und den Text für den Ausdruck des Terminzettels fest. Der Terminzettel listet alle, zum Patienten anstehenden Termine auf.

Wo finde ich was?

Terminzettel ausdrucken

Patient > Patienteninfo > Drucken > Terminzettel

Der Terminzettel kann im Terminkalender über das Kontextmenü zum Termin geöffnet und gedruckt werden.

Terminzettel	Legen Sie fest, ob der Terminzettel praxiseinheitlich aussehen soll, oder je nach Mandant unterschiedlich.
Kopf drucken	Sie wählen, ob Sie den Briefkopf individuell erstellen möchten. In diesem Fall geben Sie den Kopftext manuell im Register Allgemein im Bereich Individueller Formularkopf für den Terminzettel ein. Haben Sie im Feld Terminzettel die Option mandantenabhängig gewählt, steht Ihnen die Option Mandantendaten zur Verfügung. Das System holt sich nach Auswahl der Option den Text für den Formularkopf aus den Mandantendaten (siehe LinuDent > Mandant > Allgemein). In diesem Fall kann kein individueller Formularkopf für den Terminzettel erstellt werden. Wählen Sie ohne Briefkopf, werden die Eingabemöglichkeiten im Bereich Individueller Formularkopf für den Terminzettel deaktiviert. Der dort angelegte Formularkopf wird nicht übernommen.
Ausdruck auf	Legen Sie das Format fest.
Verschiebung	Ist im Feld Kopf drucken die Option ohne Briefkopf ausgewählt, kann die Verschiebung des Textes vom oberen Rand manuell justiert werden. Das Vorgehen ist notwendig, wenn es sich bei dem zu bedruckenden Papier um Briefpapier mit vorgedrucktem Logo handelt. Verschieben Sie den Text in 1/10 mm-Schritten nach unten.

Unterregister Allgemein

individueller Formularkopf für den Terminzettel	Dieses Feld ist nur aktiv, wenn im Feld Kopf drucken die Option "individuell" ausgewählt wurde. Legen Sie fest, ob Sie nur Text im Briefkopf haben oder auch ein Logo einfügen möchten. Schreiben Sie Ihren Text in das dafür vorgesehene, grau hinterlegte Textfeld.
Einstellungen Logo	Laden Sie das Logo hoch, indem Sie einen [Doppelklick] auf die dafür vorgesehene Fläche machen. Es öffnet sich die Bildauswahl. In diesem Dialog kann das Logo eingesetzt, platziert und gelöscht werden. Platzieren Sie das Logo mit Hilfe der Einstellungsoptionen so, dass es Ihren Vorstellungen entspricht. Nutzen Sie für die Kontrolle der Platzierung den [Dokumentendruck].
Ausdruck Terminzettel	Machen Sie Ihre individuellen Vorgaben oder übernehmen Sie die Standardeinstellungen. Testen Sie die Änderungen über den [Dokumentendruck].
Spalten Ausdruck	Legen Sie fest, welche Informationen zum Termin aus dem System übernommen werden sollen. Aktivieren Sie das jeweilige Kontrollkästchen. Legen Sie eine individuelle Anordnung über das Dropdown-Menü fest oder übernehmen Sie die Standardeinstellungen.

Unterregister Text

Alle angelegten Texte/Einstellungen zum Terminzettel können über den [Dokumentendruck] eingesehen und überprüft werden.

Terminzettelauswahl	Legen Sie fest, für welche Patientengruppe der Terminzetteltext erstellt/geändert werden soll. Das System prüft automatisch bei der Druckvorschau des Terminzettels, welche Vorlage für den aktuellen Patienten anzuwenden ist. Handelt es sich um Text für minderjährige Patienten, können Sie zusätzlich festlegen, für welche Altersgruppe die Vorlage angewendet werden soll.
Kopftext	Geben Sie den gewünschten Text mit Anrede ein. Das System fügt in der Druckvorschau sämtliche offene Termine für den aktuellen Patienten automatisch nach dem Kopftext ein.
Fußtext	Geben Sie den gewünschten Text ein.
Verfügbare Textvariablen	Textvariablen ermöglichen die Abbildung von patientenindividuellen Informationen. Das System holt sich die Informationen aus den Patientendaten und setzt diese in der Druckvorschau an Stelle der Variablen ein. Um die Textvariable zu nutzen, setzen Sie erst den Eingabezeiger auf die gewünschte Stelle im Text, an welcher der Variablentext eingesetzt werden soll. Anschließend machen Sie einen [Doppelklick] auf die einzusetzende Variable. Die Variable wird an die gewählte Stelle übernommen.

Weitere Informationen zum Texteditor finden Sie hier: Arbeiten mit dem Texteditor.

Legen Sie die Vorgaben für die Terminvergabe und den Terminkalender fest. Vorgaben zur Behandlungsauswahl können gesetzt werden.

mandantenabhängig
Behandler aus Patientenblatt	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen wenn Sie bei der Terminvergabe die Standardressource des eingetragenen Behandlers vorausgefüllt bekommen wollen. Der Behandler wird im Register Zusatzinfos des Patientenblatts bestimmt. Ist dort kein Behandler hinterlegt, wird die Standardressource des eingeloggten Behandlers herangezogen. Ist das Kontrollkästchen nicht aktiv, wird die Standardressource des eingeloggten Behandlers herangezogen. Standardressourcen werden hier festgelegt: LinuDent > Benutzer > Bereich "Terminkalender".
nur benutzte Behandlungen	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn bei der Behandlungsauswahl in der Terminvergabe nur die Behandlungen zur Auswahl stehen sollen, die für den ausgewählten Behandler in den Behandlungszeiten zugewiesen wurden (siehe LinuDent > Basisdaten > Terminkalender Ressourcen > Register "Einteilungen" > Bereich "Behandlungszeiten"). Ist der Haken nicht gesetzt, werden sämtliche Behandlungen in der Behandlungsauswahl der Terminvergabe angezeigt.
Behandlungsart anzeigen	Legen Sie fest, welche Liste in der Behandlungsauswahl der Terminvergabe standardmäßig als erstes angezeigt werden soll. Das Dropdown-Menü wird mit einer der Listen vorbelegt: Einzelbehandlungen, Behandlungsketten, Kombinationsbehandlungen.
Behandlung übernehmen	Legen Sie fest, in welcher Form die Behandlungsbezeichnung nach der Auswahl in der Behandlungsauswahl der Terminvergabe angezeigt werden soll.
Benutzer- u. Ressourcenkürzel einfügen	Legen Sie fest, ob in den vergebenen Terminen im Terminkalender das Benutzer- und Ressourcenkürzel angezeigt werden soll. Änderungen werden erst nach erneutem Öffnen des Programms wirksam.
Leerzeile bei Terminlücken drucken	Mit Setzen des Hakens, wird im Ausdruck der Terminliste eine zusätzliche Leerzeile zwischen den Terminen eingezogen.
Art der Terminliste	Legen Sie die Standarddarstellung der Terminliste im Ausdruck fest.
Gestaltung tabellarischer Ausdruck	Legen Sie fest wie die einzelnen Termine im tabellarischen Ausdruck der Terminliste dargestellt werden sollen.
Art der automatischen Terminvergabe	Gruppe/Gruppe: Im Terminkalender werden die autom. Terminvorschläge einmal je Behandlungsgruppe gemacht. Gruppe Freiraum: Es wird jeder erste freie Termin innerhalb einer Behandlungsgruppe vorgeschlagen. Gruppe schrittweise: Es wird jedes freie Zeitfenster in der jeweiligen Behandlungsgruppe der Reihe nach vorgeschlagen.
Hinweis bei Behandlerwechsel	Ein Hinweis wird bei der Terminvergabe angezeigt, wenn die ausgewählte Ressource nicht die Standardressource des zugeordneten Behandlers ist.

Anzeige im Terminkalender
Zeilenanordnung	Legen Sie die Reihenfolge der Informationen zum Termin im Terminkalender fest. Nutzen Sie die [Pfeil]-Tasten. Änderungen werden erst nach erneutem Öffnen des Programms wirksam.
Anonym	Legen Sie durch Setzen der Haken fest, welche Informationen im Terminkalender und in der Termin- und Wartezimmerliste anonymisiert dargestellt werden sollen. Im Terminkalender und in der Termin- und Wartezimmerliste können über die Schaltfläche Daten zum Patienten oder der Behandlung ausgeblendet werden.

Anzeige im Terminkalender

Zeilenanordnung

Legen Sie die Reihenfolge der Informationen zum Termin im Terminkalender fest. Nutzen Sie die [Pfeil]-Tasten.

Änderungen werden erst nach erneutem Öffnen des Programms wirksam.

Anonym

Legen Sie durch Setzen der Haken fest, welche Informationen im Terminkalender und in der Termin- und Wartezimmerliste anonymisiert dargestellt werden sollen.

Im Terminkalender und in der Termin- und Wartezimmerliste können über die Schaltfläche Auge druchgestrichen Symbol Daten zum Patienten oder der Behandlung ausgeblendet werden.

Eine ICS-Datei ist eine Kalenderdatei mit universellem Kalenderformat, das von vielen E-Mail- und Kalenderprogrammen verwendet wird. Die Termine können in weitere Kalender importiert und gespeichert werden.

praxisweit
Termin als ICS-Datei anhängen	Durch Setzen des Hakens, wird bei allen Terminbestätigungen, die per E-Mail an die Patienten versandt werden, die ICS-Datei des Termins als Anlage angehängt.
Terminüberschrift beim Patienten	Tragen Sie den Text ein, der bei Übernahme der ICS-Datei im Terminkalender des Patienten stehen soll. Die Standardeinstellung ist "Zahnarzttermin".
Name der ICS-Datei	Tragen Sie hier den Dateinamen der ICS-Datei ein. Die Standardeinstellung ist "IhrZahnarztTermin".

Änderungen werden erst nach erneutem Öffnen des Programms wirksam.

Informationen zur Farbauswahl: siehe Arbeiten mit der Farbauswahl

Unterregister Terminkalender

Hintergrund

geöffnet	Die Zeit im Terminkalender, die nicht mit Behandlungszeiten gefüllt ist, die Praxis aber geöffnet hat.
geschlossen	Die Zeit im Terminkalender, für welche keine Öffnungszeiten definiert sind.
Vergangenheit	Die Zeit im Terminkalender, die schon vergangen ist.
Gitterlinien	Die Linien geben die Einteilung in Stunden an.
Trennlinien der Wochentage	Die Linien die zwischen den Wochentagen stehen.
Zeiteinteilung	Die Linien geben die Einteilung der Stunde in festgelegten Einheiten an. Diese Einteilung wird hier individuell für jede Ressource festgelegt: LinuDent > Basisdaten > Terminkalender Ressourcen > Register "Ressourcen" > Register "Eingabe" > Bereich "Eingabe" > Feld "Zeiteinteilung"
Markierung	Die Umrandung der Termine.
Behandlungsketten	Ein kleines Quadrat in der oberen rechten Ecke eines Termins.
Kombinationsbehandlungen	Ein kleines Quadrat in der oberen rechten Ecke eines Termins.
Kennung Neupatient	Ein kleines Quadrat in der oberen rechten Ecke eines Termins, kombiniert mit einem Personen-Symbol und der Beschreibung "Neu".
Nicht passende Termine bei Ziehen/Ablegen	Farbliche Darstellung des Termins, wenn man mit Ziehen/Ablegen arbeitet und der Termin über einen bereits belegten Zeitraum bewegt wird.
Zeitmuster für Behandlungsketten	Bei Anlegen einer Behandlungskette im Terminkalender werden alle Zeiträume eingefärbt, in welchen die Termine für die Kettenschritte nicht mit den in den Basisdaten vorgegebenen Zeitabständen übereinstimmen.

Darstellung

Termin verkürzen um	Verkürzen Sie prozentual die Breite eines Termins im Kalender. Sie bestimmen, ob die Verkürzung am linken oder am rechten Rand des Termins vorgenommen werden soll.
Einrückung	Textverschiebung vom Rand.
Behandlungsgruppen	Optische Darstellung der Behandlungsgruppen im Terminkalender.
Termine	Optische Darstellung der Termine im Terminkalender. Durch die Linienführung kann eine leicht dreidimensionale Darstellung gewählt werden.

Unterregister Termin

Termindarstellung

Termine GKV Termine PKV	Legen Sie die Farbdarstellung der Termine von Kassen- und Privatpatienten im Terminkalender fest.
Terminstatus farblich darstellen	Durch Setzen des Hakens kann eine farbliche Darstellung des jeweiligen Terminstatus im Terminkalender aktiviert werden. Die selektierte Farbe wird angezeigt.
halbe Sperrzeit	Die Zeit, in welcher beschränkt Termine vereinbart werden können.
volle Sperrzeit	Die Zeit, zu welcher keine Termine vereinbart werden können.

Kennzeichen

Kontrollkennzeichen anzeigen

Setzen Sie den Haken ins Kontrollkästchen, um farblich definierte Kennzeichen im rechten unteren Eck von Terminen im Terminkalender anzuzeigen. Die Kontrollkennzeichen werden auch in der Spalte Kontrollkennzeichen in der Terminliste angezeigt.

	Ein neues Kennzeichen wird hinzugefügt. Eine Zeile wird angefügt. Vergeben Sie eine Bezeichnung für das Kennzeichen in der Spalte Kennzeichen.
	Das ausgewählte Kennzeichen wird aus der Liste entfernt.
	Die Farbauswahl öffnet sich. Passen Sie die Farbe für das ausgewählte Kennzeichen an.
	Passen Sie die Reihenfolge der Kennzeichen im Listenfeld des Kontextmenüs zum Termin (Terminkalender/Terminliste) an.
aktiv	Setzen Sie den Haken ins Kontrollkästchen, um das Kennzeichen im Terminkalender bzw. in der Terminliste im Kontextmenü anzuzeigen.
Standard	Ist der Haken bei einem Kennzeichen gesetzt, wird das Kennzeichen bei der Terminvergabe automatisch angezeigt.

Sonstiges

Versicherungsnachweis prüfen

Setzen Sie den Haken ins Kontrollkästchen, um die Hinweisanzeige zu einem fehlenden Versicherungsnachweis im Termin-Tooltip zu aktivieren.

	Die Online-Terminvergabe bzw. das Patientenportal ist online. Es können Termine vereinbart werden. Es können keine Änderungen an den Einstellungen und Texten vorgenommen werden.
	Die Online-Terminvergabe bzw. das Patientenportal ist offline geschaltet. Ist die Online-Terminvergabe bzw. das Patientenportal offline geschaltet, wird dies über den Schnellzugriff (oben rechts in der LinuDent Benutzeroberfläche) mit dem Ausrufezeichen-Symbol angezeigt: Wird die Webseite besucht, während diese offline geschaltet ist, erhält der Besucher den Hinweis dass auf die Webseite/Portal nicht zugegriffen werden kann, weil Wartungsarbeiten stattfinden. Es können Änderungen an den Einstellungen zum Portal und den Texten vorgenommen werden.
	Sie gelangen auf die Webseite zur Online-Terminvergabe bzw. dem Patientenportal.
Link zum Portal	Link zur Online-Terminvergabe bzw. dem Patientenportal. Der Link kann in die Praxiswebseite eingebunden werden.
Praxis-Webseite	Tragen Sie die URL Ihrer Praxis-Webseite ein. Der Link zur Praxis-Website wird automatisch links unten im Patientenportal - unterhalb der Kontaktdaten - angezeigt, so dass ein direkter Aufruf der praxiseigenen Website erfolgen kann.
Praxis-E-Mail	Tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Praxis ein.
	Durch Klick auf [QR-Code] kann dieser als Datei gespeichert werden. Der QR-Code verlinkt direkt auf das Patientenportal im Internet. Der QR-Code wird auf dem Aktivierungsschreiben für ein Online-Konto dargestellt. Nach Abscannen des Codes mit einem Handy wird die Webseite zum Patientenportal geöffnet.
	Mit Klick auf die Schaltfläche wird ein HTML-Link zum Patientenportal gespeichert.
Zeit für Terminsuche	Geben Sie hier ein, wie weit im voraus dem Patienten freie Termine zur Auswahl gestellt werden sollen.
Farbgebung für die Terminvergabe	In der Zeile Farbe für Online-Termine wird die farbliche Darstellung der Zeiträume für Online-Termine definiert. Die Zeiträume werden im Register Online-Behandler Einstellungen festgelegt. Legen Sie die Farbgebung des Portals fest: Portal Basis-Farbe, Menü-Farbe, Akzent-Farbe, Schrift-Farbe. Über die Schaltfläche [Default-Farben] können Änderungen wieder auf die Standardfarben zurückgesetzt werden.
Praxisbild einstellen	Wählen Sie ein Bild von Ihrer Praxisumgebung oder von Ihrem Team. Machen Sie dazu einen [Doppelklick] auf die Fläche. Öffnen Sie die Bilddatei über die Schaltfläche [Datei öffnen]. Achten Sie auch auf die Größenangabe für das Bild. Der gelbe Rahmen über dem Bild ermöglicht Ihnen den Ausschnitt des Bildes zu ändern. Ziehen Sie hierzu mit einem Mausklick am Rahmen und ändern Sie diesen nach Belieben, oder verschieben Sie den Rahmen per Klick auf die Richtungspfeile. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, bestätigen Sie mit [OK].
Text eingeben	Geben Sie einen Text ein, der beschreibend zu Ihrem Praxisbild in der Online-Terminvergabe bzw. dem Patientenportal erscheinen soll. Der Text wird mit dem Praxisbild angezeigt, wenn der Patient bei der Behandlerauswahl die Option Alle Behandler auswählt.
Praxislogo einfügen	Wählen Sie ein Bild von Ihrem Praxislogo. Machen Sie dazu einen [Doppelklick] auf die Fläche. Öffnen Sie die Bilddatei über die Schaltfläche [Datei öffnen]. Achten Sie auch auf die Größenangabe für das Bild. Der gelbe Rahmen über dem Bild ermöglicht Ihnen den Ausschnitt des Bildes zu ändern. Ziehen Sie hierzu mit einem Mausklick am Rahmen und ändern Sie diesen nach Belieben, oder verschieben Sie den Rahmen per Klick auf die Richtungspfeile. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, bestätigen Sie mit [OK]. Das Praxislogo wird links oben im Patientenportal angezeigt.
Kontaktdaten hinterlegen	Geben Sie Ihre Kontaktdaten ein, damit die Besucher des Portals Sie bei Rückfragen persönlich erreichen können. Beachten Sie, dass der Link zur praxiseigenen Webseite links unterhalb der Kontaktdaten angezeigt wird, sofern ein Link im Feld Praxis-Webseite eingegeben wurde.

E-Mail Anfrage	Bestätigungsschreiben zur online durchgeführten Terminreservierung.
E-Mail Zusage	Verbindliche Reservierungsbestätigung.
E-Mail Absage	Absage und Aufforderung für eine erneute Terminanfrage.
E-Mail Kontoaktivierung	Bestätigung der Registrierung des Online-Kontos mit Aktivierungslink.
E-Mail Passwort vergessen	Übermittlung eines Links zum Zurücksetzen des Passworts.
E-Mail geändert	Übermittlung eines Links zum Erneuern der E-Mail-Adresse.
Impressum	Standard Impressumtext für das Portal.
Datenschutz	Standard Datenschutztext für das Portal.