Terminplanung

 

Für eine effiziente Terminplanung müssen zuvor alle Ressourcen, Behandlungen und deren Gruppenzugehörigkeit und Dauer definiert werden. Die Zuordnung der terminrelevanten Informationen findet über Listen statt.

 

Die Verwaltung der Basisdaten zur Terminplanung ist nur mit den entsprechenden Berechtigungen in der Benutzerverwaltung möglich.

 

Basisdaten für die Terminplanung ändern

  • Benutzer > Berechtigungen > Terminkalender

 

 

 

Register Behandlungszuordnung

Die Behandlungszuordnung dient der Terminplanung. Die in der Behandlungszuordnung definierte Behandlungsdauer wird bei der zeitlichen Planung eines Termins im Kalender automatisch berücksichtigt. Die Art der Behandlung informiert das Praxisteam zur anstehenden Aufgabe.

 

Im oberen Bereich Eingabe findet die Spezifikation der Behandlungsgruppen und den Behandlungen statt. Im unteren Bereich werden die zuvor definierten Behandlungen (Einzel- und Kombinationsbehandlungen) über die Pfeiltasten den Behandlungsgruppen zugeordnet. Eine Behandlung kann mehreren Gruppen zugeordnet werden.

 

Eine Behandlung muss mindestens einer Gruppe zugeteilt werden, um später bei der auto. Terminvergabe zur Auswahl zu stehen.

 

Möchten Sie nicht mit unterschiedlichen Gruppen arbeiten, erfassen Sie eine (allgemeine) Behandlungsgruppe und ordnen alle Behandlungen dieser Gruppe zu.

 

 

 

  1. Klicken Sie auf [Neu] im Bereich Behandlung.

    Der Eingabezeiger ist aktiv.

  2. Geben Sie ein Kürzel ein.

  3. Geben Sie eine Bezeichnung für die Behandlung in ein.

  4. Wählen Sie eine Farbe, die dieser Behandlung bei der Terminplanung zugeordnet werden soll.

  5. Geben Sie die durchschnittliche Dauer der Behandlung ein.

  6. Sichern Sie die Eingabe über [Speichern].

    Die Behandlung erscheint in der Liste Einzelbehandlungen.

 

 

 

 

Kombinationsbehandlungen werden hier verwaltet: Basisdaten > Terminketten

 

 

 

  1. Klicken Sie auf [Neu] im Bereich Behandlungsgruppe.

    Der Eingabezeiger ist aktiv.

  2. Geben Sie ein Kürzel ein (z.B. NOT).

  3. Geben Sie eine Bezeichnung für die Behandlungsgruppeein (z.B. Notfälle).

  4. Wählen Sie eine Farbe, die dieser Gruppe bei der Terminplanung zugeordnet werden soll.

  5. Sichern Sie die Eingabe über [Speichern].

    Die Behandlungsgruppe erscheint in der Liste Behandlungszuordnung.

 

 

 

 

  1. Wählen Sie eine Behandlungsgruppe im Bereich Behandlungszuordnung.

    Bestehende Zuordnungen werden in der Liste Zuordnungen angezeigt.

  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü über der rechten Liste zwischen Einzel- und Kombinationsbehandlung.

    Die Liste der zur Auswahl stehenden Behandlungen bzw. Behandlungsketten wird angezeigt.

  3. Wählen Sie eine Behandlung aus.

  4. Klicken Sie auf den [Linkspfeil] oder machen Sie einen [Doppelklick] auf die Behandlung.

    Die Behandlung wird in der Liste Zuordnung angezeigt.

  5. Sichern Sie die Eingabe über [Speichern].

    Die Behandlung ist der Behandlungsgruppe zugeordnet.

 

 

 

 

Um eine Behandlungsgruppe zu löschen, müssen vorher die Zuordnungen entfernt werden.

 

  1. Wählen Sie die Behandlungsgruppe aus.

    Die zugeordneten Behandlungen werden in der Liste Zuordnungen angezeigt.

  2. Klicken Sie auf eine der vorhandenen Behandlungen in der Liste Zuordnungen.

  3. Klicken Sie auf den [Rechtspfeil] oder machen Sie einen [Doppelklick] auf die Behandlung.

    Die Behandlung wird aus der Zuordnung entfernt.

  4. Wiederholen Sie die Vorgehensweise, bis alle zugeordneten Behandlungen entfernt sind.

  5. Klicken Sie auf die [Speichern].

  6. Klicken Sie auf [Löschen] im Bereich Behandlungsgruppe.

    Die Behandlungsgruppe wird entfernt.

  7. Sichern Sie die Eingabe über [Speichern].

 

 

 

 

  1. Wählen Sie Einzelbehandlungen im Dropdown-Menü über der rechten Liste.

    Die Liste der zur Auswahl stehenden Behandlungen wird angezeigt.
  2. Klicken Sie auf die zu löschende Behandlung.

  3. Entfernen Sie sämtliche Zuordnungen zur betreffenden Einzelbehandlung.

  4. Sichern Sie die Änderungen über [Speichern].

  5. Klicken Sie auf [Löschen]im Bereich Behandlung.

    Die Behandlung wird aus der Liste Einzelbehandlungen entfernt.

  6. Sichern Sie die Eingabe über [Speichern].

 

 

 

 

Übersicht - Welche Einstellungen werden wo gemacht?

Ressourcen

Register Eingabe

 Neue Fachkraft- und Zimmerressourcen werden angelegt. Diesen werden anschließend Behandlungszeiten zugeteilt. Die Behandlungszeiten werden vorher in den Einteilungen festgelegt.

Ressourcen

Register Zuordnung

 Räume werden den Fachkraft-Ressourcen zugeordnet. Zuvor werden die Fachkräfte unter dem Register Eingabe angelegt.
Einteilungen Behandlungszeiten werden erstellt. Die Zeitplanungen müssen unter dem Register Einteilungen benannt werden. Sie können Personen oder Räume als Bezeichnung wählen. Die Zeiten in den Plänen werden unter Behandlungszeiten mit Behandlungsgruppen belegt, d.h. bestimmte Behandlungen werden bestimmten Zeiten zugeordnet. Die Behandlungsgruppen werden zuvor in den LinuDent > Basisdaten > Terminkalender Behandlung > Behandlungszuordnung festgelegt.
Zuweisungen Fachkräften können tage-/wochen-/zweiwochenweise Behandlungszeiten zugeteilt werden, ohne dass für die reguläre Arbeitszeit der Einsatzplan geändert werden muss. Ob die Einteilung tage-/wochen-/zweiwochenweise vorgenommen werden kann, wird unter LinuDent > Parameter > Terminkalender/Portal > Terminkalender > Allgemein festgelegt.

 

 

 

 

 

  1. Klicken Sie auf [Neu].

    Der Eingabezeiger ist im Bereich Eingabe im Feld Kürzel.

  2. Geben Sie ein Kürzel für die Ressource ein.

  3. Wählen Sie über das Dropdown-Menü unter Art der Ressource, ob Sie einen Behandler oder ein Zimmer anlegen wollen.

  4. Geben Sie eine Bezeichnung für die Ressource ein.

  5. Geben Sie weitere Informationen zur Ressource ein:

     

    von ... bis Die im Terminkalender dargestellte Zeitspanne, in welcher Termine gebucht werden können. Die detaillierte Planung der Behandlungszeiten findet unter Register Einteilungen statt.
    Zeiteinteilung Die im Terminkalender angezeigten Zeiteinheiten. Die Darstellung ist ein Raster.
    Zeilenhöhe Die im Terminkalender dargestellten Abstände zwischen den zeitlichen Rasterlinien.
    Termin Die eingegebene Zeit bestimmt die Vorbelegung, die im Terminkalender als Standard bei der Auswahl eines Termins verplant wird. Die Größe des Rahmens bei der manuellen Terminvergabe wird hierdurch bestimmt.
    Einteilung Die Zuordnung von vorher im Register Einteilungen festgelegten Behandlungszeiten. Die Behandlungszeiten werden im Terminkalender für die betreffende Ressource hinterlegt.

    Zeiteinteilung

    Der in den Parametern (LinuDent > Parameter > Terminkalender/Portal > Allgemein) festgelegte Turnus, der im Register Zuweisungen zum Tragen kommt. Der Zweck ist die Zuteilung von Behandlungszeiten außerhalb der unter Register Eingabe festgelegten Zeiten.

    Der Turnus ist für die Planung der Öffnungszeiten und Behandlungszeiten (Register Einteilungen) relevant.

     

  6. Machen Sie einen [Doppelklick]auf die zuzuordnenden Behandlungszeiten in der rechten Liste Einteilungen.

    Die Bezeichnung der Einteilung wird im Bereich Einteilung angezeigt.

  7. Sichern Sie die Eingaben mit [Speichern].

    Die Ressource wird in der Liste Ressourcen angezeigt.

 

Wird eine Zimmerressource in roter Schrift angezeigt, so wurde dieser Ressource noch keine Behandlerressource (Register Zuordnung) zugeordnet.

 

 

 

 

  1. Wählen Sie die zu löschende Ressource aus.

  2. Klicken Sie auf [Löschen].

    Der Hinweis:Ressource löschen? wird angezeigt.

  3. Bestätigen Sie die Frage mit [Ja].

 

Hat die zu löschende Ressource noch zugeteilte, zukünftige Termine im Terminkalender, müssen diese vor dem Löschen umdisponiert werden. Es dürfen keine Termine gebucht sein.

 

 

 

 

  1. Wählen Sie die Ressource aus der Liste Ressourcen aus.

  2. Wählen Sie die gewünschten Behandlungszeiten durch [Doppelklick] im Bereich Einteilungen aus.

    Der Plan der Behandlungszeiten wird im Bereich Behandlungszeiten Anzeige angezeigt.

  3. Sichern Sie die Auswahl mit [Speichern].

    Die Behandlungszeiten sind der Ressource zugeordnet.

 

 

 

  1. Klicken Sie auf die Ressource in der Liste Ressourcen.

    Die zugeordnete Einteilung wird im Bereich Einteilungen blau hinterlegt angezeigt.
    Die zugeordnete Einteilung wird im Bereich Einteilung im Feld Einteilung angezeigt.

  2. Wählen Sie eine alternative Einteilung durch [Doppelklick] aus.

    Die Einteilung wird im Bereich Einteilung im Feld Einteilung angezeigt.

  3. Sichern Sie Ihre Änderungen mit [Speichern].

    Die zugeordnete Einteilung ist im Terminkalender der Ressource hinterlegt.

 

 

 

 

 

 

 

Teilen sich Behandler ein Zimmer, kann ihnen das Zimmer zugeordnet werden. Bei jedem neuen Termineintrag in den Terminkalender wird dann auch die Zimmerbelegung sichtbar. D.h., ohne dass die Termine für Behandler A sichtbar sind, sieht Behandler B die Belegung des geteilten Zimmers und kann somit seine Termine ohne Überschneidung planen.

 

Die Räume und Personen in der Liste Zimmer und Behandler werden zuvor unter dem Register Eingabe erstellt.

 

 

  1. Wählen Sie einen Behandler aus der Liste Behandler.

  2. Wählen Sie einen Zimmer aus der Liste Zimmer.

  3. Klicken Sie auf den [Linkspfeil].

    Das Zimmer wird unter dem Namen des Behandlers angezeigt.

  4. Sichern Sie Ihre Eingabe mit [Speichern].

    Das Zimmer ist dem Behandler zugeordnet.

 

 

 

  1. Öffnen Sie die Zimmerzuordnung/en über das [Dreieck]-Symbol beim Namen des Behandlers in der Liste der Behandler.

    Das zugeordnete Zimmer wird unter dem Namen des Behandlers angezeigt.

  2. Wählen Sie das Zimmer aus.

    Das Zimmer ist blau hinterlegt.

  3. Klicken Sie auf den [Rechtspfeil].

    Das Zimmer wird unterhalb des Behandlers entfernt.

     

    Sind noch zukünftige Termine für den Behandler gebucht, erhalten Sie einen Hinweis mit Datumsangabe. Das Löschen der Zuordnung ist erst nach Umdisponierung des Termins im Terminkalender möglich.

     

  4. Sichern Sie Ihre Änderung mit [Speichern].

    Die Zuordnung zum Behandler ist gelöscht.

 

 

 

 

 

 

Die eingetragenen Behandlungszeiten werden bei der autom. Terminvergabe und der Kalenderdarstellung berücksichtigt. Deshalb ist es wichtig, jeder Ressource im Register Ressourcen > Unterregister Eingabe eine Einteilung zuzuordnen.

 

 

  1. Klicken Sie auf [Neu].

    Der Eingabezeiger ist im Bereich Eingabe unter Kürzel.

  2. Geben Sie ein Kürzel ein.

  3. Geben Sie eine Bezeichnung für die Behandlungszeiten ein.

  4. Sichern Sie die Eingaben mit [Speichern].

    Die Benennung der Einteilung wird der Liste Einteilungen hinzugefügt.
    Die Öffnungszeiten werden vorbelegt.

  5. Klicken Sie in das zu ändernde Feld zu einem Wochentag in den Öffnungszeiten.

  6. Geben Sie über die Tastatur die Öffnungszeiten zum jeweiligen Tag ein.

  7. Fügen Sie bei Bedarf Zeilen über [Einfügen] bzw. [Anfügen] ein.

  8. Fügen Sie eine Zeile im Bereich Behandlungszeiten ein.

    Standardzeiten werden vorbelegt.

  9. Passen Sie die Zeiten je nach Bedarf an.

  10. Fügen Sie bei Bedarf Zeilen über [Einfügen] bzw. [Anfügen] ein.

  11. Ordnen Sie Behandlungsgruppen den/die betreffenden Wochentage/Behandlungszeiten zu.

     

    Zuordnungsoptionen:

    • Eingabe des Kürzels über die Tastatur.

    • Klick auf die Durchsuchen- Funktion [...] im jeweiligen Feld zum Wochentag.

    • Ziehen Sie eine Bezeichnungen aus dem Bereich Gruppen und legen sie beim passenden Wochentag-Feld ab.

     

     

    Die Behandlungsgruppen werden unter LinuDent > Basisdaten > Terminkalender Behandlungen > Behandlungszuordnung definiert.

     

  12. Sichern Sie die Eingaben mit [Speichern].

    Die Einteilung/Behandlungszeiten stehen im Register Ressourcen > Eingabe zur Zuordnung an Ressourcen zur Verfügung.

 

 

Screenshot Behandlungszeiten Behandlungsgruppen

Die Behandlungszeiten mit Zuteilung von Behandlungsgruppen

 

Die bei den Behandlungszeiten zugeordneten Behandlungsgruppen werden bei der Terminvergabe berücksichtigt. Nur die so zugeteilten Behandlungen sind für den Behandler auswählbar.

 

 

 

 

  1. Wählen Sie die zu löschende Einteilung/Behandlungszeit aus.

  2. Klicken Sie auf [Löschen].

    Der Hinweis "Einteilung löschen?" erscheint.

  3. Bestätigen Sie die Frage mit [Ja].

    Die Einteilung wird aus der Liste Einteilungen entfernt.

 

Sie können eine Einteilung, die unter Register Ressourcen > Eingabe einer Ressource zugeordnet ist nicht löschen. Sie müssen vor dem Löschen die Zuordnungen lösen.

 

 

 

 

  1. Wählen Sie die zu ändernde Einteilung/Behandlungszeit aus.

  2. Klicken Sie in das zu ändernde Feld im Bereich Öffnungszeiten bzw. Behandlungszeiten
  3. Nehmen Sie die gewünschte Änderung über die Tastatur vor.

  4. Sichern Sie die Eingaben mit [Speichern].

    Die Einteilung/Behandlungszeiten steht/stehen im Register Ressourcen > Eingabe zur Zuordnung an Ressourcen zur Verfügung.

 

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Festlegung der zeitlichen Einteilung (tage-/wochen-/zweiwochenweise)

  • LinuDent > Parameter > Terminkalender/Portal > Terminkalender > Allgemein > Zeiteinteilung

Festlegung einer spez. Einteilung

  • LinuDent > Basisdaten > Terminkalender Ressourcen > Register "Einteilungen"

 

Die für einen Zeitraum festgelegte spez. Einteilung hat Priorität über die reguläre Einteilung und wird für den ausgeschriebenen Zeitraum im Terminkalender abgebildet.

 

 

 

  1. Wählen Sie den Zeitraum im Bereich spez. Einteilung aus.

  2. Wählen Sie die Ressource im Bereich Ressourcen aus.

  3. Wählen Sie die gewünschten Behandlungszeiten im Bereich Einteilung mit [Doppelklick] aus.

    Die Ressource wird in der Spalte Stundenplan in der Liste spez. Einteilung angezeigt.

  4. Sichern Sie die Eingaben mit [Speichern].

    Die festgelegten Behandlungszeiten überschreiben im festgelegten Zeitraum die als Standard festgelegten Behandlungszeiten im Terminkalender.

 

 

 

 

  1. Wählen Sie die Ressource aus, für welche Sie die spez. Einteilungen einsehen wollen.

    Alle spez. Einteilungen zur Ressource werde in der Spalte Stundenplan angezeigt.

 

Die spez. Einteilungen zu den Ressourcen werden nur bei Auswahl der Ressource sichtbar.

 

Zurückliegende spez. Einteilungen werden in der Spalte Stundenplan in grauer Schrift dargestellt.

 

 

 

 

  1. Wählen Sie die Ressource aus.

    Die spez. Einteilungen werden in der Spalte Stundenplan sichtbar.

  2. Machen Sie einen [Doppelklick] auf die Behandlungszeiten, die Sie entfernen möchten.

    Die Einteilung wird aus der Spalte Stundenplan entfernt.

  3. Sichern Sie Ihre Änderung mit [Speichern].

    Die Änderung wird im Terminkalender übernommen.

 

 

 

 

 

 

Bei einer Behandlungskette folgen die Behandlungstermine einer Abfolge mit minimalen und maximalen zeitlichen Abständen. Die Kombinationsbehandlung beinhaltet aufeinander folgende Arbeitsschritte für einen Termin, die auch delegiert werden können.

 

Die Zuordnung der Behandlungen zwischen den Listen erfolgt über die [Pfeile]Pfeile links rechts Symbole . Behandlungen können auch durch [Doppelklick] hinzugefügt oder entfernt werden.

 

 

 

 

  1. Wählen Sie die Art der Kette über das Dropdown-Menü.

  2. Klicken Sie auf Durchsuchen [...] im Eingabefeld Name.

    Ein Auswahlfenster zu den Terminketten wird geöffnet.
    Sämtliche Terminketten werden angezeigt.

  3. Wählen Sie eine Terminkette aus.

  4. Klicken Sie auf [OK].

    Die Einzelbehandlungen der Terminkette werden in der Liste Terminfolge angezeigt.

  5. Sichern Sie die Eingabe über [Speichern].

 

 

 

 

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neu].

    Das Feld Art der Kette wird aktiv.

  2. Wählen Sie bei Art der Kette über das Dropdown-Menü die Kombinationsbehandlung aus.

  3. Vergeben Sie einen Namen für die Kombinationsbehandlung.

  4. Schreiben Sie eine kurze Beschreibung unter Beschreibung.

  5. Wählen Sie eine Behandlung aus der Liste Behandlungen aus.

  6. Klicken Sie auf den [Linkspfeil].

    Die Behandlung wird der Liste Terminfolge hinzugefügt.

  7. Wiederholen Sie den Vorgang des Auswählens und des Hinzufügens für weitere Behandlungen aus der Liste Behandlungen.

  8. Ist die Behandlung delegierbar, setzen Sie im Kontrollkästchen delegierbar in der Liste Terminfolge einen Haken.

  9. Möchten Sie die Dauer der Behandlung anpassen, klicken Sie auf die Minuten in der Spalte Dauer und geben Sie die geänderten Minuten ein.

  10. Sichern Sie Ihre Eingaben mit [Speichern].

    Die Kombinationsbehandlung wird angelegt.

 

Ein delegierbarer Behandlungsschritt in einer Kombinationsbehandlung wird bei der Terminvergabe im Terminkalender für die Fachkraft, welche die Kombinationsbehandlung durchführt, als verfügbarer Termin angezeigt. Die Fachkraft kann zwischenzeitlich eine weitere Behandlung in einem anderen Zimmer durchführen. Das Behandlungszimmer, welches für die Kombinationsbehandlung gebucht ist, bleibt über die gesamte Dauer der Kombinationsbehandlung im Terminkalender gebucht.

 

Screenshot Terminkalender Terminlücke

Die delegierbare Behandlung erscheint im Terminkalender als Terminlücke.

 

 

 

 

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neu].

    Das Feld Art der Kette wird aktiv.

  2. Wählen Sie über das Dropdown-Menü bei Art der Kette die Behandlungskette aus.

  3. Vergeben Sie einen Namen für die Kette.

  4. Schreiben Sie eine kurze Beschreibung unter Beschreibung.

  5. Wählen Sie eine Behandlung aus der Liste Behandlungen aus.

  6. Klicken Sie auf den [Linkspfeil].

    Die Behandlung wird der Liste Terminfolge hinzugefügt.

  7. Wiederholen Sie den Vorgang des Auswählens und des Hinzufügens für weitere Behandlungen aus der Liste Behandlungen.

  8. Legen Sie für jede Behandlung fest wie viele Tage mindestens und wie viele maximal Abstand zum nächsten Termin gehalten werden müssen.
    Klicken Sie hierfür auf die Zahl in der Spalte Folgetermin min. und Folgetermin max.. Legen Sie die Anzahl der Tage durch Eingabe fest.

     

    Sie können auch die Dauer der einzelnen Behandlungen in der Kette anpassen. Klicken Sie hierfür auf das Feld Dauer und geben Sie die geänderte Zeit ein.

     

  9. Sichern Sie die Eingaben mit [Speichern].

    Die Behandlungskette mit ihrer Kombination aus Behandlungen wird angelegt.

 

 

 

 

  1. Wählen Sie die Art der Kette über das Dropdown-Menü.

  2. Klicken Sie auf die Durchsuchen [...] im Eingabefeld Name.

    Ein Auswahlfenster zu den Terminketten wird geöffnet.
    Sämtliche Terminketten werden angezeigt.

  3. Wählen Sie eine Terminkette aus.

  4. Klicken Sie auf [OK].

    Die Einzelbehandlungen der Terminkette werden aufgeführt.

  5. Wählen Sie die zu löschende Terminkette aus.

  6. Klicken Sie auf [Löschen].

    Ein Dialogfenster öffnet sich und fordert eine Bestätigung für die Löschung.

  7. Bestätigen Sie den Vorgang mit [OK].

    Die Kette wird entfernt.

  8. Sichern Sie die Eingabe über die [Speichern].

 

 

 

  1. Wählen Sie die Art der Kette über das Dropdown-Menü.

  2. Klicken Sie auf Durchsuchen [...] im Eingabefeld Name.

    Die Terminketten-Auswahl wird geöffnet.

  3. Wählen Sie eine Terminkette aus.

  4. Klicken Sie auf [OK].

    Die Einzelbehandlungen der Terminkette werden angezeigt.

  5. Wählen Sie die zu entfernende Einzelbehandlung aus.

  6. Klicken Sie auf den [Rechtspfeil].

    Die Behandlung wird aus der Terminkette entfernt.
    Die Zuordnung wird entfernt.

  7. Sichern Sie mit [Speichern].

 

 

 

Terminketten, die ein Behandler bei der Terminvergabe verplanen kann, sind abhängig von den dem Behandler zugeordneten Behandlungsgruppen in seinen Behandlungszeiten (siehe LinuDent > Basisdaten > Terminkalender Ressourcen > Einteilungen > Bereich Behandlungszeiten).

 

Liste Terminfolge

Bedeutung
Schrift schwarz Die Behandlung aus der Terminfolge der Behandlungskette ist auswählbar. Alle Behandlungen der Behandlungskette wurde der Behandlungsgruppe als Einzelbehandlung hinzugefügt.
Schrift grau Die Behandlung ist ggf. delegierbarer Teil der Terminfolge einer Kombinationsbehandlung .
Schrift rot

Die Behandlung aus der Terminfolge der Behandlungskette ist nicht auswählbar. Die Behandlung aus der Terminfolge der Behandlungskette wurde nicht als Einzelbehandlung der Behandlungsgruppe zugefügt.

Die Behandlungsgruppe muss der betreffenden Ressource zugeordnet sein.