Süddeutsche Factoring

Bevor Sie mit dem Erledigen Ihrer Aufgaben beginnen, werfen Sie einen Blick in die Einstellungen. Konfigurieren Sie die LinuDent Funktionen so, dass diese Ihre Arbeitsabläufe optimal unterstützen. Beachten Sie dabei, dass einige Einstellungen arbeitsplatz- bzw. benutzer- bzw. mandantenabhängig sind.

• Für die Teilnahme eines Patienten an der Abrechnung mit S&F wird eine schriftliche Einwilligung benötigt.

• Ab einem festgelegten Mindestbetrag ist eine Bonitätsabfrage zum Patient erforderlich, um die Übernahme der Rechnung durch die S&F zu gewährleisten.

• Möchte ein Patienten, der einer Abrechnung mit S&F zugestimmt hat, eine Ratenzahlung vereinbaren, muss er dies bei der Süddeutschen Factoring über ein Antragsformular beantragen. Legen Sie für diesen Patienten keine Ratenvereinbarung in LinuDent an.

• Möchten Sie KFO-Rechnungen über S&F abrechnen, darf im Patientenblatt der Patienten keineTeilzahlungsvereinbarung aktiv sein.

• Für Patienten, deren Rechnungen über S&F abgerechnet werden, kann keine automatische Rechnungsbereitstellung auf dem Patientenportal erfolgen.

Wo finde ich was?

1. Vereinbaren Sie die Freischaltung des Moduls durch den LinuDent Service.

   Sie erhalten ein Anschreiben der S&F.

2. Geben Sie die Vertragsnummer aus dem Anschreiben der S&F in den Mandanteneinstellungen an.

3. Geben Sie den Web-Key-Schlüssel aus dem Anschreiben der S&F in den Mandanteneinstellungen an.

4. Klicken Sie auf [Mandant speichern].

Wo finde ich was?

Zustimmung zur Abrechnung mit S&F dokumentieren

1. Öffnen Sie die Einwilligungserklärung.

2. Setzen Sie den Haken in das Kontrollkästchen Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten.

3. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

4. Wählen Sie die Option S&F.

5. Klicken Sie auf [Dokument drucken].

   Das Dokument wird ausgedruckt.
   Der Druck wird in der Karteikarte des Patienten dokumentiert.
   Die Schaltfläche [EWE] in der Patientenregie wird grün.

6. Lassen Sie die Einwilligungserklärung unterschreiben.

Abrechnung des Patienten über Fremdrechenzentrum S&F aktivieren

1. Öffnen Sie die Zahlungsmodalitäten im Patientenblatt.

2. Wählen Sie die Option S&F Süddeutsche Factoring (<aktive Vertragsnummer>) im Feld Fremdrechenzentrum.

3. Klicken Sie auf [Patientendaten speichern].

   Die Vormerkung von Rechnungen für den S&F-Export ist aktiviert.

Entzug der Zustimmung des Patienten dokumentieren

1. Öffnen Sie die Einwilligungserklärung.

2. Entfernen Sie den Haken in dem Kontrollkästchen Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten.

3. Klicken Sie auf [Änderungen speichern].

   Die Ablehnung wird dokumentiert.
   Die Schaltfläche [EWE] in der Patientenregie wird rot.

EWE-Symbole verstehen

	Bisher wurde keine Einwilligung erfasst.
	Einwilligung liegt vor.
	Einwilligung wurde entzogen.

Wo finde ich was?

Wissenswertes

• Nur mit positiver Bonitätsanfrage ist der Ankauf seitens S&F gewährleistet.

• Bei Rechnungsbeträgen unter 100 EUR ist keine Bonitätsprüfung erforderlich. Der Ankauf ist garantiert. Bei einem Betrag ab 100 EUR wird eine Bonitätsabfrage durchgeführt.

• Der Mindestbetrag für die Bonitätsanfrage legt fest, ab welchem Rechnungsbetrag eine gültige Ankaufszusage von S&F vorliegen muss, damit die Übernahme der Rechnung durch die S&F gewährleistet ist.

• Wurde zu S&F-Export noch keine Bonitätsanfrage zum Patienten durchgeführt, kann diese über einen Hinweis vor dem Export nachgeholt werden.

1. Öffnen Sie die Bonitätsanfrage.

   Die Eingabeaufforderung zur Festlegung des Anfragebetrags wird geöffnet.

2. Geben Sie den voraussichtlichen Rechnungsbetrag ein.

3. Klicken Sie auf [Bonitätsabfrage starten].

   Das Ergebnis der Anfrage wird angezeigt.

4. Klicken Sie auf [Weiter].

   Das Ergebnis der Anfrage wird in der Karteikarte des Patienten dokumentiert.
   Die Schaltfläche [S&F] in der Patientenregie wird farblich geändert (siehe S&F-Symbole verstehen.

S&F-Symbole verstehen

	Bisher keine oder eine abgelaufene Bonitätsanfrage. Bonität unklar.
	Gültige S&F-Ankaufszusage liegt vor. Bonität positiv bewertet.
	Ankaufszusage wurde von S&F abgelehnt. Bonität negativ bewertet.

Wo finde ich was?

1. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

2. Wählen Sie die Rechnungsart.

   Die Druckeinstellungen öffnen sich.
   Im Feld Fremdrechenzentrum ist "S&F Süddeutsche Factoring" vorgemerkt.

3. Klicken Sie auf [Weiter].

   Die Druckvorschau öffnet sich.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Rechnung für S&F-Export vormerken].

   Die Rechnung ist für den S&F-Export vorgemerkt.
   Die Rechnung wird in die Rechnungsausgänge übertragen.

Wo finde ich was?

Rechnungen an S&F exportieren

1. Öffnen Sie die Rechnungsausgänge.

   Vorgemerkte Rechnungen werden mit Haken im Kontrollkästchen RZ und "S&F Süddeutsche Factoring" in der Spalte Fremd-RZ angezeigt.

    

   Für Rechnungen, die Sie temporär vom Export ausnehmen wollen, entfernen Sie den Haken in der Spalte RZ.

    

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Export S&F Rechnungen].

   Der Hinweis "Soll die Abrechnung über S&F Süddeutsche Factoring tatsächlich durchgeführt werden?" wird angezeigt.

3. Klicken Sie auf [Vorprüfung].

   Für alle Patienten, die noch keiner Bonitätsprüfung unterzogen wurden, wird ein Hinweis angezeigt.
   Ein Vorprüfungsprotokoll zu den Exporten wird in der Druckvorschau angezeigt.
4. Schließen Sie die Druckvorschau.
   Der Hinweis "Soll die Abrechnung über S&F Süddeutsche Factoring tatsächlich durchgeführt werden?" wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf [Abrechnung].

   Die Rechnungen werden an die S&F übermittelt.
   Der Export der Rechnungen wird in der Abrechnungshistorie dokumentiert.

Wo finde ich was?

1. Öffnen Sie die KFO-Quartalsabrechnung.

2. Setzen Sie den Haken in das Kontrollkästchen Ausdruck über Fremdrechenzentrum.

3. Führen Sie die KFO-Abrechnung durch, wie hier beschrieben: KFO-Quartalsabrechnung.

Wo finde ich was?

Wissenswertes

• In LinuDent zugeordnete patientenbezogene Eigenlaborbelege werden automatisch beim S&F-Export übermittelt, ohne dass diese in den Rechnungsausgängen angehängt werden müssen. Dies gilt für auch für Fremdlabordaten, insofern die Übermittlung von Fremdlabordaten an S&F in den Mandanteneinstellungen aktiviert wurde.

Externes Dokument als Anlage zu S&F-Export hinzufügen

1. Öffnen Sie die Buchhaltung.

2. Ermitteln Sie die Rechnungsausgänge.

3. Wählen Sie die Rechnung des Patienten.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen RZ-Anlage].

5. Klicken Sie auf [Import RZ-Anlage].

   Der Eingabedialog Import RZ-Anlage öffnet sich.

6. Klicken Sie auf Durchsuchen [...].

   Der Dateiexplorer öffnet sich.

7. Wählen Sie die anzuhängende Datei aus.

8. Klicken Sie auf [Öffnen].

9. Klicken Sie auf [Weiter].

10. Setzen Sie den Haken in der Spalte Übernahme.

11. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern].

12. Klicken Sie auf [Hinzufügen RZ-Anlage].

    Die Anlage ist der Rechnung hinzugefügt.

Internes PDF als Anlage zu S&F-Export hinzufügen

1. Öffnen Sie die Buchhaltung.

2. Ermitteln Sie die Rechnungsausgänge.

3. Wählen Sie die Rechnung des Patienten.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen RZ-Anlage].

   PDF-Dokumente, die in LinuDent als RZ-Anlage gespeichert wurden, werden angezeigt.

5. Setzen Sie den Haken in der Spalte Übernahme zum Dokument.

6. Klicken Sie auf [Speichern].

7. Klicken Sie auf [Hinzufügen RZ-Anlage].

   Die Anlage ist der Rechnung hinzugefügt.

Rechnung von der Vormerkung für S&F-Export ausnehmen

1. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

2. Wählen Sie die Rechnungsart.

   Die Druckeinstellungen öffnen sich.

3. Wählen Sie die Option Nicht über Rechenzentrum im Feld Fremdrechenzentrum.

4. Klicken Sie auf [Weiter].

   Die Druckvorschau wird angezeigt.

5. Wählen Sie eine Ausgabeoption (siehe Ausgabeoptionen in der Druckvorschau).

   Die Rechnung wird ausgegeben/gedruckt.
   Die Rechnung wird ohne S&F-Vormerkung an die Buchhaltung übergeben.

Temporäre Ausnahme einer vorgemerkten Rechnung vom S&F-Export

1. Öffnen Sie die Rechnungsausgänge in der Buchhaltung.

2. Entfernen Sie den Haken in der Spalte RZ.

   Die Rechnung wird vom nächsten S&F-Export ausgenommen.
   Der Haken in der Spalte RZ wird wieder automatisch gesetzt.

1. Öffnen Sie die Zahlungsmodalitäten im Patientenblatt.

2. Wählen Sie die Option Nicht über Rechenzentrum im Feld Fremdrechenzentrum.

3. Klicken Sie auf [Patientendaten speichern].

   Die Rechnungen werden zukünftig nicht mehr für den S&F-Export vorgemerkt.

Wo finde ich was?

1. Öffnen Sie die Praxisbuchhaltung.

2. Wählen Sie das Unterregister RZ im Register Abrechnung der Kurzkartei in der Praxisregie.

3. Klicken Sie auf den [Pfeil] neben der Abrechnungsnummer.

   Die Informationen und Dateien zur Abrechnung werden angezeigt.

4. Machen Sie einen [Doppelklick] auf "Dateiübertragung wiederholen"

5. Klicken Sie auf [Export starten].

   Die Abrechnung wird an S&F übermittelt.

Wo finde ich was?

Gesamte Abrechnung mit S&F stornieren

1. Öffnen Sie die Abrechnungshistorie.

2. Wählen Sie das Unterregister RZ im Register Abrechnung der Kurzkartei.

3. Klicken Sie auf den [Pfeil] neben der Abrechnungsnummer.

   Die Informationen und Dateien zur Abrechnung werden angezeigt.

4. Machen Sie einen [Doppelklick] auf Patientenliste.

5. Klicken Sie auf [Abrechnungs-Storno].

6. Die Abfrage "Sollen alle Rechnungen storniert werden?" wird angezeigt.

7. Klicken Sie auf [Ja].

   Die Rechnungen werden in der Buchhaltung storniert und aus den Rechnungsbüchern entfernt.
   Die Rechnungen werden in der Patientenliste mit dem Status "STORNO" versehen.

Einzelne Rechnung nach Abrechnung mit S&F stornieren

1. Öffnen Sie das Journal in der Buchhaltung.

2. Wählen Sie die Rechnung aus.

3. Klicken Sie auf [Rech.-Info].

   Die Buchungsdaten werden angezeigt.

4. Wählen Sie den Zahlungseingang in der Tabelle.

   Die Schaltfläche [Stornieren] wird aktiv.

5. Klicken Sie auf [Stornieren].

   Der Eingabedialog Stornogrund wählen wird angezeigt.

6. Geben Sie ggf. einen Stornogrund an.

7. Klicken Sie auf [Ja].

   Die Rechnung wird in die Offenen Posten übergeben.

8. Öffnen Sie die Offenen Posten.

9. Wählen Sie die Rechnung aus.

10. Klicken Sie auf [Stornieren].

    Der Eingabedialog Stornogrund wählen wird angezeigt.

11. Geben Sie ggf. einen Stornogrund an.

12. Klicken Sie auf [Ja].

    Die Rechnung ist storniert.

Wo finde ich was?

Siehe: Patientenliste Süddeutsche Factoring.

Wo finde ich was?

Als Vertragspartner mit der Süddeutschen Factoring bekommen Sie ein Anschreiben mit den Zugangsdaten zum S&F-Portal. Geben Sie die Zugangsdaten auf der Webseite ein, um die Rechnungen zu den S&F-Dienstleistungen einzusehen.