Buchhaltung

 

Wo finde ich was?

Berechtigung zum Arbeiten mit den Rechnungsbüchern erhalten	LinuDent > Benutzer > Register "Berechtigungen" > Bereich "Praxisbuchhaltung"
Offene Rechnungen/Mahnungen in der Kurzkartei anzeigen	LinuDent > Parameter > Praxis > Register "Register Info" > Bereich "Patienten-Info"
Zahlungsbedingungen festlegen	LinuDent > Parameter > Zahlungsbedingungen
Rechnungseinstellungen vornehmen	LinuDent > Parameter > Praxis > Register "Rechnung /KVA1" LinuDent > Parameter > Praxis > Register "Rechnung /KVA2"

 

Bevor Sie mit dem Erledigen Ihrer Aufgaben beginnen, werfen Sie einen Blick in die Einstellungen. Konfigurieren Sie die LinuDent Funktionen so, dass diese Ihre Arbeitsabläufe optimal unterstützen. Beachten Sie dabei, dass einige Einstellungen arbeitsplatz- bzw. benutzer- bzw. mandantenabhängig sind.

 

 

 

 

 

• Eine Rechnung wird im Rechnungsbuch mit [Doppelklick] aufgerufen.

• Wenn Sie die Rechnungsinformationen (Schaltfläche [Rech.-Info]) oder die Ratenvereinbarung (Schaltfläche [Anlegen Ratenvereinb.]) zu einer Rechnung geöffnet haben, können Sie nicht zwischen den Rechnungsbüchern wechseln. Klicken Sie hierfür erneut auf die farblich markierte Schaltfläche.

• Die "Überfälligkeit" einer Rechnung richtet sich nach den in den Parametern festgelegten Zahlungsbedingungen.

• Rechnungen/Mahnungen von Patienten mit Online-Konto (mit Rechnungsbereitstellung) werden mit der Buchung in den Rechnungsausgängen automatisch online bereitgestellt (siehe Rechnungen verbuchen und online stellen).

• Wird eine Buchung mit Zahlart "Kasse" vorgenommen, wird im Kassenbuch eine Einnahmenbuchung erzeugt.

 

 

 

 

 

Rechnungsausgänge	Alle gedruckten/ausgegebenen Rechnungen werden angezeigt. Rechnungen werden über [Stornieren] storniert. Rechnungen werden gebucht (siehe Rechnungsausgang buchen). Ein DATEV-Export wird durchgeführt (siehe DATEV-Export durchführen). Ein Export an ein Rechenzentrum wird durchgeführt (siehe Rechnung an Rechenzentrum exportieren).
Offene Posten	Rechnungen, die zuvor in den Rechnungsausgängen verbucht wurden, werden angezeigt. Rechnungen, die noch nicht als "bezahlt" verbucht wurden, werden angezeigt. Gebuchte Rechnungen werden über [Stornieren] storniert. Überfällige Rechnungen werden über die Schaltfläche [Überfällige markieren] farbig angezeigt.
Lastschrift-Rechnungen	Eine Liste der offenen Rechnungen mit fälligem Lastschriftmandat wird angezeigt. Eine Lastschriftdatei für die Bank wird erstellt (siehe Lastschriften verwalten). Eine Liste mit noch nicht gedruckten/ausgegebenen Teilzahlungsschlussrechnungen wird angezeigt.
Journal	Der aktuelle Stand zu allen gebuchten Rechnungen wird angezeigt. Ratenzahlungen werden angelegt. Überfällige Rechnungen werden über die Schaltfläche [Überfällige markieren] farbig angezeigt. Stornierte Rechnungen werden angezeigt.
Mahnungen	Eine Liste aller ausstehenden Mahnungen wird angezeigt. Mahnungen werden ausgestellt/ausgedruckt (siehe Mahnungen verwalten).
Zahlungseingänge	Eine Liste aller eingegangenen Zahlungen zu Rechnungen wird angezeigt. Ein DATEV-Export kann durchgeführt werden (siehe DATEV-Export durchführen).
Zahlungseingangsmanager	Eine Liste über den Zahlungseingangsmanager gebuchter Zahlungseingänge wird angezeigt. Der Abgleich von Zahlungseingängen wird durchgeführt (siehe Mit dem Zahlungseingangsmanager arbeiten).
Nie zu mahnende Patienten	Eine Liste mit Patienten, die nicht gemahnt werden sollen, wird angezeigt. Die Ausnahme von Mahnungen wird im Patientenblatt aktiviert (siehe Mahnungen verwalten).
Patientenrechnungsdruck unterdrücken	Praxisbuchhaltung: Eine Liste mit Patienten, die bei aktivierter Teilzahlungsvereinbarung keine Rechnung erhalten sollen, wird angezeigt. Patientenbuchhaltung: Die Liste aller unterdrückten Rechnungen wird angezeigt. Die Unterdrückung von Rechnungen wird im Patientenblatt aktiviert (siehe Patientenrechnungsdruck unterdrücken).
Teilzahlver. ohne Datum und Rechnung	Eine Liste mit Patienten mit Teilzahlungsvereinbarung KFO, ohne Einwilligungsdatum und ohne bisherige Rechnung zur Teilzahlungsvereinbarung, wird angezeigt.

 

 

 

Schaltflächen in der oberen Menüführung

	Der letzte Schritt wird rückgängig gemacht.
	Die nächst untere Rechnung wird ausgewählt. Wurde im Feld Patient ein Patient festgelegt und mit Eingabe bestätigt, wird der jeweilig nächst untere Eintrag zum Patient ausgewählt.
	Die nächst obere Rechnung wird ausgewählt. Wurde im Feld Patient ein Patient festgelegt und mit Eingabe bestätigt, wird der jeweilig nächst obere Eintrag zum Patient ausgewählt.
	Der ausgewählten Rechnung wird eine Notiz angehängt. Die Notiz wird über das Büroklammer-Symbol in der Tabelle aufgerufen (siehe Notizen).
	Der Export wird ausgeführt.
	Der Export von Rechnungen an die Süddeutsche Faktoring wird ausgeführt.
	Je nach aktivem Rechnungsbuch werden Optionen zum Ausdruck von Dokumenten/Listen angezeigt. Nach Auswahl der Option kann das/die Dokument/Liste gedruckt/ausgegeben werden.

 

 

 

 

Schaltflächen der Rechnungsbücher

	Eine Liste von Rechnungen wird anhand der ausgewählten Filterkriterien ermittelt. Eine Änderung der Datumseingabe erfordert eine neue Ermittlung. Alle Rechnungsbücher beziehen sich auf die selbe Datumseingabe.
	Der zuvor ausgeführte Vorgang wird gespeichert. Nicht jeder Vorgang erfordert/beinhaltet eine Speicherung über die Schaltfläche.
	Rechnungen in den Rechnungsausgängen und den Offenen Posten werden storniert und aus den Rechnungsbüchern entfernt (siehe Rechnung stornieren). Zahlungseingänge/Teilzahlungen/Mahnungen/Zahlungserinnerungen werden in den Buchungsdaten der Rechnungsinformationen storniert (siehe Zahlungseingang/Teilzahlung/Mahnung/Zahlungserinnerung stornieren).
	Die Anlagenverwaltung zu der ausgewählten Rechenzentrum-Rechnung wird geöffnet. Über die Schaltfläche [RZ-Anlage] kann eine Datei importiert und der Rechnung zugeordnet werden (siehe Anlage zu Rechenzentrum-Export hinzufügen).
	Die Unterdrückung des Rechnungsdrucks für gekennzeichnete Rechnungen wird aufgehoben (siehe Unterdrückungskennzeichen zu einer Rechnung deaktivieren). Die Schaltfläche wird im Zahlungseingangsmanager bei Setzen des Hakens im Kontrollkästchen ZEM-Abgleichslücken angezeigt. Der ausgewählte Zahlungseingang wird entfernt (siehe Abgleichslücke löschen).
	Die Buchungsdaten zu der ausgewählten Rechnung werden angezeigt. Die in den Parametern und dem Patientenblatt festgelegten Zahlungsbedingungen und ggf. eine angelegte Ratenvereinbarung sind einsehbar (siehe Mit Rechnungsinformationen arbeiten). Die Schaltfläche [Anlegen Ratenvereinbarung] ist anwählbar.
	Der Bereich Ratenvereinbarung mit aktiven Eingabefeldern angezeigt. Die Vereinbarung muss mit Klick auf [Speichern] gesichert werden (siehe Ratenzahlung vereinbaren und drucken). Die Ratenvereinbarung wird über den [Dokumentendruck] ausgedruckt/ausgestellt.
	Alle überfälligen Rechnungen werden in den Rechnungsbüchern mit oranger Hintergrundfarbe hervorgehoben. Die Hervorhebung wird durch erneuten Klick auf die Schaltfläche aufgehoben.
	Die Druckvorschau aller überfälligen Rechnungen wird erstellt. Zuvor muss die Auswahl der überfälligen Rechnungen über die Schaltfläche [Überfällige markieren] vorgenommen werden.
	Im Rechnungsbuch Lastschrift-Rechnungen wird zu den ermittelten Rechnungen mit Teilzahlungsvereinbarung eine Lastschriftdatei im XML-Format erstellt (siehe Lastschriftdatei erstellen/Lastschriftzahlung buchen).
	Im Zahlungseingangsmanager wird die am vordefinierten Ablageort bereitgestellte externe Datei mit Zahlungseingängen abgerufen und mit den Rechnungen in den Rechnungsbüchern abgeglichen (siehe Mit dem Zahlungseingangsmanager arbeiten).
	Nur mit Zusatzmodul EC-Cash: Die Begleichung von offenen Posten in der Praxisbuchhaltung wird mittels EC-Karte bzw. Kreditkarte durchgeführt.

 

 

 

 

Farben in den Tabellen der Rechnungsbücher

roter Zeilentext	Rechnungen mit unterdrücktem Rechnungsdruck sind markiert.
blauer Zeilentext	In Zahlungseingänge: Die Rechnung wurde über den Zahlungseingangsmanager manuell abgeglichen (siehe Manuellen Abgleich eines Zahlungseingangs durchführen).
blaue Rechnungsnummer	Es liegt eine Ratenvereinbarung vor.
blaue "Typ"- Bezeichnung	In Journal und Offene Posten: Gutschrift, Anzahlung und Rückerstattung
oranger Zeilenhintergrund	Überfällige Rechnungen sind markiert.
rosa Zeilenhintergrund	In Lastschrift-Rechnungen: Überfällige, bereits gemahnte Lastschriftrechnungen

 

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Behandlerauswahl in den Filterkriterien der Buchhaltung festlegen	LinuDent > Parameter > Praxisbuchhaltung > Bereich "Anzeige Praxisbuchhaltung" > Feld "Anzeige Praxisbuchhaltung"
RZ-Export mit Anlage aktivieren	LinuDent > Mandant > Register "RZ" > Bereich "rechenzentrumsabhängige Einstellungen" > Feld "RZ-Export mit Anlagen"

 

 

 

Filterkriterien

Feld	Eingabe
Absolute Datumseingabe	Wählen Sie die Art der Datumseingabe über die Optionsschaltfläche. Geben Sie den Zeitraum ein. Rechnungen mit Rechnungsdatum in diesem Zeitraum werden ermittelt. Im Rechnungsbuch Lastschrift-Rechnung werden alle Lastschrift-Rechnungen, die bis zu dem ausgewählten Datum fällig sind, gefiltert.
Relative Datumseingabe	Wählen Sie die Art der Datumseingabe über die Optionsschaltfläche. Geben Sie den Zeitraum ein. Rechnungen mit Rechnungsdatum in diesem Zeitraum werden ermittelt. Im Rechnungsbuch Lastschrift-Rechnung werden alle Lastschrift-Rechnungen, die bis zu dem ausgewählten Datum fällig sind, gefiltert.
Einträge im Rechnungsbuch	Wählen Sie das Rechnungsbuch. Die Tabellenansicht zeigt die Rechnungen mit den aktuell aktiven Filtereinstellungen an.
Selektierung nach	Rechnungen mit Rechnungsdatum im ausgewählten Zeitraum werden angezeigt. Im Rechnungsbuch Mahnungen können auch Rechnungen mit Mahndatum im ausgewählten Zeitraum angezeigt werden . Im Rechnungsbuch Zahlungseingänge können auch Rechnungen mit Zahlungsdatum im ausgewählten Zeitraum angezeigt werden. Im Rechnungsbuch Zahlungseingangsmanager können Rechnungen mit Einlesedatum oder Zahldatum im ausgewählten Zeitraum angezeigt werden.
Art	Wählen Sie die Option Alles, KFO oder ohne KFO.
Patient	In der Praxisbuchhaltung: mit dem Zeichen * werden alle Patienten ermittelt. Wird ein Patientenname eingegeben und die Taste [Eingabe] gedrückt, wird die erste Rechnung zu dem Patienten in der Tabelle farblich markiert. Über die [Pfeil]-Tasten im oberen Menü wird zur nächsten Rechnung des ausgewählten Patienten navigiert. In der Buchhaltung des Patienten: Der Name des Patienten ist vorbelegt und kann nicht geändert werden.
Behandler	Je nach Einstellung in den Parametern kann der aktuell angemeldete Behandler oder alle Behandler, die zum Mandanten registriert sind, ausgewählt werden.
nur Rechnungen mit MwSt.	Es werden ausschließlich Rechnungen mit Mehrwertsteuer angezeigt.
Rechnungsausgänge
Auswahl Rechnungstyp	Die Auswahl Rechnungstypen wird geöffnet. Wählen Sie einen oder mehrere Typen durch Setzen des Hakens aus, um nur die Rechnungen dieses Typs anzuzeigen.
Offene Posten
nur Praxisgebühr	Veraltet: Seit 2013 wird keine Praxisgebühr mehr erhoben.
Lastschrift-Rechnungen
monatlich	Lastschriftrechnungen mit monatlicher Teilzahlung werden angezeigt.
pro Quartal	Lastschriftrechnungen mit quartalsweiser Teilzahlung werden angezeigt.
ohne Teilzahlung	Lastschriftrechnungen ohne Teilzahlungsvereinbarung werden angezeigt.
Teilz.-schlussrechnung	Alle noch nicht ausgestellten/ausgedruckten Teilzahlungsschlussrechnungen werden angezeigt. Die Rechnung wird automatisch nach der letzten Ratenzahlung bereitgestellt. Die Teilzahlungsschlussrechnung wird über den [Dokumentendruck] ausgedruckt/ausgestellt.
Zahlungszyklus	Zeigen Sie Rechnungen mit Lastschriftmandat an, deren Zahlungen zu einem bestimmten Zeitpunkt im Monat fällig sind. Der Zeitpunkt wird im Patientenblatt festgelegt.
Abbuchung am	Filtern Sie die Liste über die Eingabe des Datums, zu welchem das Konto des Zahlungspflichtigen belastet werden soll. Es werden automatisch 5-6 Tage für die Bearbeitung in der Bank hinzugerechnet.
Erstlastschrift als Folgelastschrift kennzeichnen	Setzen Sie den Haken ins Kontrollkästchen, wenn die Bank diese Kennzeichnung bei Erstellung der Lastschriftdatei einfordert.
Journal
Storni anzeigen	Mit Aktivierung werden auch stornierte Rechnungen angezeigt.
Zahlart	Wählen Sie eine Zahlart, um ausschließlich Zahlungseingänge mit dieser Zahlart anzuzeigen. Die Auswahl aller Zahlarten ist die Standard-Einstellung.
Mahnungen
Bei Online-Konten zusätzlich drucken ab einem Betrag von	Mit Setzen des Hakens ins Kontrollkästchen werden Mahnungen ab einem festgelegten Betrag - neben der online Bereitstellung - auch über den [Dokumentendruck] ausgedruckt/ausgegeben.
Bei Online-Konten zusätzlich drucken ab Mahnstufe	Mit Setzen des Hakens ins Kontrollkästchen werden Mahnungen ab einer festgelegten Mahnstufe - neben der online Bereitstellung - auch über den [Dokumentendruck] ausgedruckt/ausgegeben.
Zahlungseingänge
Zahlart	Wählen Sie eine Zahlart, um ausschließlich Zahlungseingänge mit dieser Zahlart anzuzeigen. Die Auswahl aller Zahlarten ist die Standard-Einstellung.
Zahlungseingangsmanager
ZEM-Abgleichslücken	Setzen Sie den Haken ins Kontrollkästchen, um Abgleichslücken anzuzeigen. Abgleichslücken können über die Schaltfläche [Löschen] entfernt werden.
Finanzkonto	Wählen Sie ein Finanzkonto, um ausschließlich Rechnungen zu diesem Konto anzuzeigen.

 

 

 

 

 

 

 

Wissenswertes

• Die Rechnungsinformationen werden über die Schaltfläche [Rech.-Info] aufgerufen.

• Um die Ansicht der Rechnungsinformationen zu beenden, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche [Rech.-Info]. So gelangt man zurück zur Übersicht der Rechnungen im aktuellen Rechnungsbuch.

• Zu einer Rechnung mit Teilzahlungsvereinbarung, können die Bedingungen der Teilzahlungen in den Rechnungsinformationen im Register Zahlungsbedingungen (Teilzahlvereinbarung) eingesehen werden.

• Zu einer Rechnung mit Ratenvereinbarung, können die Bedingungen der Ratenzahlungen in den Rechnungsinformationen im Register angelegte Ratenvereinbarung eingesehen werden.

• Im Bereich Buchungsdaten der Rechnungsinformationen können Vorgänge storniert werden (siehe Zahlungseingang/Teilzahlung/Mahnung/Zahlungserinnerung stornieren).

 

 

 

Rechnungsinformationen aufrufen

1. Wählen Sie die Rechnung in der Tabelle aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Rech.-Info].

   Die Rechnungsinformationen werden im Bereich Buchungsdaten angezeigt.
   Die Eckdaten zu den Zahlungsbedingungen und ggf. einer Ratenvereinbarung sind einsehbar.

 

 

 

Rechnungsinformationen drucken

1. Wählen Sie die Rechnung in der Tabelle aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Rech.-Info].

   Die Rechnungsinformationen werden im Bereich Buchungsdaten angezeigt.
   Die Eckdaten zu den Zahlungsbedingungen und ggf. einer Ratenvereinbarung sind einsehbar.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Dokumentendruck].

   Ein Listenfeld wird angezeigt.

4. Wählen Sie die Option Rechnungsbuch.

   Die Druckvorschau der Rechnungsinformationen wird angezeigt.

5. Wählen Sie eine Ausgabeoption (siehe Ausgabeoptionen in der Druckvorschau).

   Die Rechnungsinformationen werden ausgegeben/gedruckt.
    

 

 

 

 

 

 

Wissenswertes

• Ein Wechsel zwischen den Rechnungsbüchern erfordert keine erneute Ermittlung.

• Wird ein neuer Zeitraum in der Datumseingabe erfasst, muss eine neue Ermittlung durchgeführt werden.

• Die Tabelle wird aktualisiert, sobald eine Filtereinstellung geändert wird.

 

 

 

1. Öffnen Sie das Rechnungsbuch.

2. Legen Sie die Filterkriterien fest (siehe Filterkriterien).

3. Klicken Sie auf [Ermitteln].

   Alle Rechnungen/Positionen mit zutreffenden Filterkriterien werden angezeigt.

 

 

 

 

Nach Ermittlung wird zu jedem Rechnungsbuch am unteren Rand der Tabelle angezeigt:

• die Anzahl der Einträge

• die Summe der Gesamtsummen in EUR

• die Summe der offenen Beträge in EUR

• die Summe der bezahlten Beträge in EUR

• die Summe der Verluste in EUR

 

 

 

 

 

 

 

Wissenswertes

• Sollen Rechnungen für DATEV exportiert werden, muss dies vor der Buchung geschehen (siehe DATEV-Export durchführen). Nach dem Export erfolgt die automatische Buchung.

• Sollen Rechnungen für ein Rechenzentrum exportiert werden, muss dies vor der Buchung geschehen (siehe Rechnung an Rechenzentrum exportieren). Nach dem Export erfolgt die automatische Buchung.

• Nach Druck/Ausgabe der Rechnungsausgänge über den [Dokumentendruck], wird ein Hinweis mit Option zur Buchung aller Rechnungseingänge angezeigt.

 

 

 

1. Öffnen Sie die Rechnungsausgänge.

2. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen der Spalte Buchen der abzurechnenden Rechnung/en.

3. Klicken Sie auf [Speichern].

   Die Rechnung/en wird/werden in die Offenen Posten übergeben.
   Alle Leistungen auf der Rechnung werden in der Leistungserfassung als "abgerechnet" gekennzeichnet.

 

 

 

 

 

 

 

1. Öffnen Sie die Offenen Posten.

2. Setzen Sie den Haken ins Kontrollkästchen der Spalte Bezahlt der bezahlten Rechnung.

   Der noch offene Betrag wird in der Spalte Zahlung eingetragen.

    

   Möchten Sie eine Teilzahlung dokumentieren, darf der Haken im Kontrollkästchen Bezahlt nicht gesetzt werden. Ansonsten wird der Restbetrag als „Verlust“ dokumentiert.

    

3. Wählen Sie die Zahlart in der Spalte Zahlart.

4. Klicken Sie auf [Speichern].

   Der Zahlungseingang wird dokumentiert.

 

 

 

 

 

 

1. Öffnen Sie die Offenen Posten.

    

   Möchten Sie eine Teilzahlung dokumentieren, darf der Haken im Kontrollkästchen Bezahlt nicht gesetzt werden. Ansonsten wird der Restbetrag als „Verlust“ dokumentiert.

    

2. Wählen Sie die Zahlart in der Spalte Zahlart.

3. Klicken Sie in die Spalte Zahlung.

   Das Eingabefeld wird aktiv.

4. Geben Sie den geleisteten Teilbetrag ein.

5. Klicken Sie auf [Speichern].

   Der Teilzahlungseingang wird dokumentiert.

 

 

 

 

 

 

Forderungsausfall dokumentieren

1. Öffnen Sie die Offenen Posten.

2. Setzen Sie den Haken ins Kontrollkästchen der Spalte Bezahlt.

   Der noch offene Betrag wird in der Spalte Zahlung eingetragen.

3. Wählen Sie die "Ford.-Ausfall" in der Spalte Zahlart.

4. Klicken Sie auf [Speichern].

   Die Rechnung wird als "Forderungsausfall" dokumentiert.

 

 

 

Verlust dokumentieren

1. Öffnen Sie die Offenen Posten.

2. Setzen Sie den Haken ins Kontrollkästchen der Spalte Bezahlt.

   Der noch offene Betrag wird in der Spalte Zahlung eingetragen.

3. Setzen Sie den Betrag in der Spalte Zahlung auf 0,00 EUR.

4. Klicken Sie auf [Speichern].

   Der Restbetrag wird als Verlust gebucht.
   In den Rechnungsinformationen wird der "Abschluss" dokumentiert.

 

 

 

 

 

 

Wissenswertes

• Wird ein Zahlungseingang "Kasse" in der Buchhaltung storniert, wird auch die Einnahmenbuchung im Kassenbuch storniert.

 

 

Rechnung stornieren

1. Öffnen Sie die Rechnungsausgänge bzw. die Offenen Posten.

2. Wählen Sie die zu stornierende Rechnung aus.

3. Klicken Sie auf [Stornieren].

   Der Dialog Stornogrund auswählen mit der Frage "Soll die ausgewählte Rechnung storniert werden?" wird angezeigt.

    

   Wurde bereits eine Zahlung zu der Rechnung verbucht, muss diese zuvor in den Rechnungsinformationen storniert werden (siehe Zahlungseingang/Teilzahlung/Mahnung/Zahlungserinnerung stornieren).

    

4. Geben Sie ggf. einen Grund für die Stornierung im Feld Stornogrund an.

5. Klicken Sie auf [Ja].

   Die Rechnung wird aus der Buchhaltung entfernt.
   Alle Leistungen auf der Rechnung werden in der Leistungserfassung mit dem grünen Abrechnungskennzeichen angezeigt.

 

 

 

Zahlungseingang/Teilzahlung/Mahnung/Zahlungserinnerung stornieren

1. Wählen Sie die Rechnung aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Rech.-Info].

   Die Rechnungsinformationen werden im Bereich Buchungsdaten angezeigt.

3. Wählen Sie den/die Zahlungseingang/Teilzahlung/Mahnung/Zahlungserinnerung aus.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Stornieren].

   Der/Die Zahlungseingang/Teilzahlung/Mahnung/ wird in den Rechnungsbüchern storniert.

 

 

 

 

 

Über eine Schnittstelle, die als Zusatzmodul buchbar ist, lassen sich Rechnungsdaten zwischen LinuDent und einem Rechenzentrum austauschen.

 

 

Wo finde ich was?

Einstellungen zum RZ vornehmen	LinuDent > Mandant > Register "RZ"
Berechtigung für Export an RZ erhalten	LinuDent > Benutzer > Register "Berechtigungen" > Bereich "Praxisbuchhaltung"
RZ-Export mit Anlage aktivieren	LinuDent > Mandant > Register "RZ" > Bereich "rechenzentrumsabhängige Einstellungen" > Feld "RZ-Export mit Anlagen"
Exportierte Rechnungen als bezahlt markieren	LinuDent > Mandant > Register "RZ" > Bereich "Fremdrechenzentrum"
RZ-Export Historie einsehen	Verwaltung > Praxisbuchhaltung > Kurzkartei > Register "Abrechnung" > Unterregister "RZ" Abrechnung > Abrechnungshistorie > Kurzkartei > Register "Abrechnung" > Unterregister "RZ"

 

 

 

Wissenswertes

• Alle Informationen zur Bereitstellung von RZ-Rechnungen finden Sie hier: Arbeiten mit einem Rechenzentrum.

• Für den Export von Rechnungsdaten an die Süddeutsche Faktoring S&F ist eine vom Patienten unterschriebene Einwilligungserklärung und die Durchführung einer Bonitätsprüfung notwendig.

• Rechnungen mit Teilzahlungsvereinbarung/Lastschriftmandat werden nicht an ein Rechenzentrum übergeben.

• Der RZ-Export wird in den Buchungsdaten der Rechnungsinformationen dokumentiert.

 

 

 

Rechnungen an Süddeutsche Faktoring exportieren

1. Öffnen Sie die Rechnungsausgänge.

   Rechnungen werden mit Haken im Kontrollkästchen RZ und "S&F Süddeutsche Factoring" in der Spalte Fremd-RZ angezeigt.

    

   Für Rechnungen, die Sie vom Export ausnehmen wollen, entfernen Sie den Haken in der Spalte RZ.

    

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Export S&F Rechnungen].

   Der Hinweis "Soll die Abrechnung über S&F Süddeutsche Factoring tatsächlich durchgeführt werden?" wird angezeigt.

3. Klicken Sie auf [Vorprüfung].

   Für alle Patienten, die noch keiner Bonitätsprüfung unterzogen wurden, wird ein Hinweis angezeigt.

4. Klicken Sie auf [Bonitätsanfrage an S&F starten].

   Die Bonitätsprüfung wird durchgeführt.
   Ein Vorprüfungsprotokoll zu den Exporten wird in der Druckvorschau angezeigt.

5. Wählen Sie eine Ausgabeoption (siehe Ausgabeoptionen in der Druckvorschau).

   Das Protokoll wird ausgegeben/gedruckt.
6. Schließen Sie die Druckvorschau.
   Der Hinweis "Soll die Abrechnung über S&F Süddeutsche Factoring tatsächlich durchgeführt werden?" wird angezeigt.

7. Klicken Sie auf [Abrechnung].

   Das Fenster Export VDDS-RZ öffnet sich.
   Die Rechnungen werden an die S&F übermittelt.
   Der Export der Rechnungen wird in der Abrechnungshistorie dokumentiert.

 

 

 

Rechnungen an Fremdrechenzentrum exportieren

1. Öffnen Sie die Rechnungsausgänge.

   RZ-Rechnungen werden mit Haken im Kontrollkästchen RZ angezeigt.

    

   Für Rechnungen, die Sie vom Export ausnehmen wollen, entfernen Sie den Haken in der Spalte RZ.

    

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Export RZ].

   Der Hinweis "Soll die Abrechnung über Rechenzentrum <Name> tatsächlich durchgeführt werden?" wird angezeigt.

3. Klicken Sie auf [Vorprüfung].

   Die Druckvorschau des Vorprüfungsprotokolls wird angezeigt.

4. Wählen Sie eine Ausgabeoption (siehe Ausgabeoptionen in der Druckvorschau).

   Das Protokoll wird ausgegeben/gedruckt.
5. Schließen Sie die Druckvorschau.
   Der Hinweis "Soll die Abrechnung über Rechenzentrum <Name> tatsächlich durchgeführt werden?" wird angezeigt.

6. Klicken Sie auf [Abrechnung].

   Der Export der Rechnungen an das Rechenzentrum wird durchgeführt.

    

   Die Übertragung/Ablage der Export-Datei ist abhängig von den in den Mandanten-Einstellungen vorgenommenen Exportart.

    

7. Der Hinweis "Übertragung der RZ-Datei abgeschlossen" wird angezeigt.

8. Klicken Sie auf [Weiter].

   Der Export der Rechnungen wird in der Abrechnungshistorie dokumentiert.

    

 

 

 

 

Anlage zu Rechenzentrum-Export hinzufügen

1. Öffnen Sie die Rechnungsausgänge.

   RZ-Rechnungen werden mit Haken im Kontrollkästchen RZ angezeigt.

2. Wählen Sie die RZ-Rechnung aus.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen RZ-Anlagen].

   Der Bereich Anlagenverwaltung wird angezeigt.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Import RZ-Anlage].

   Der Eingabedialog Import RZ-Anlage wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf Durchsuchen [...].

   Das Datei-Explorer-Fenster Bildauswahl öffnet sich.

6. Wählen Sie die zu importierende Datei aus.

7. Klicken Sie auf [Öffnen].

   Der Dateipfad wird im Feld Dateiname angezeigt.

8. Klicken Sie auf [Weiter].

   Der Dateiname wird im Bereich Anlagenverwaltung angezeigt.

9. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen der Spalte Übernahme.

10. Fügen Sie ggf. weitere Anlagen hinzu.

11. Klicken Sie auf [Speichern].

    Die Anlage/n wird/werden der RZ-Rechnung hinzugefügt.

 

 

 

 

 

Rechenzentrum-Export wiederholen

1. Öffnen Sie die Abrechnungs-Datei zum Export in der Abrechnungshistorie.

2. Machen Sie einen Doppelklick auf Dateiübertragung.

   Das Fenster Export VDDS-RZ wird geöffnet.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Dateiübertragung].

   Der Export der Rechnungen an das Rechenzentrum wird durchgeführt.

    

   Die Übertragung/Ablage der Export-Datei ist abhängig von den in den Mandanten-Einstellungen vorgenommenen Exportart.

    

4. Der Hinweis "Übertragung der RZ-Datei abgeschlossen" wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf [Weiter].

 

 

 

 

Rechenzentrum-Export stornieren

1. Öffnen Sie die Abrechnungs-Datei zum Export in der Abrechnungshistorie.

2. Machen Sie einen Doppelklick auf Patientenliste.

   Das Fenster Patientenliste RZ wird geöffnet.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Abrechnungs-Storno].

4. Der Hinweis "Sollen alle Rechnungen storniert werden" wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf [Ja].

   Die Rechnungen werden in der Buchhaltung storniert und aus den Rechnungsbüchern entfernt.
   Die Rechnungen werden in der Patientenliste mit dem Status "STORNO" versehen.

 

 

 

 

 

 

 

Die DATEV-Schnittstelle ist ein Zusatzmodul für den Datenaustausch zwischen LinuDent und Finanzbuchhaltungsprogramm und/oder Steuerberater. Aus den Rechnungsausgängen und Zahlungseingängen können Rechnungen oder Buchungsdatensätze exportiert werden.

 

 

Wo finde ich was?

Einstellungen zum DATEV-Export vornehmen	LinuDent > Mandant > Register "DATEV"
Änderungen an DATEV-Einstellungen vornehmen	LinuDent > Mandant > Register "DATEV" > Schaltfläche [Entsperren DATEV-Einstellungen]
Ablageort für DATEV-Export festlegen	LinuDent > Parameter > Arbeitsplatz > Register "Pfade" > Bereich "Exportpfade"
Berechtigung für DATEV-Export erhalten	LinuDent > Benutzer > Register "Berechtigungen" > Bereich "Praxisbuchhaltung" > Feld "Export DATEV" und "Zahlungseingänge" und "Rechnungsausgänge"
Vergangene DATEV-Exporte einsehen	Verwaltung > Praxisbuchhaltung > Kurzkartei > Register "Abrechnung" > Unterregister "DATEV"

 

 

 

Wissenswertes

• Vor der Buchung in den Rechnungsausgängen wird der DATEV-Export durchgeführt.

• Die Buchung von Rechnungsausgängen wird automatisch nach dem DATEV-Export durchgeführt.

• Der DATEV-Export wird in den Buchungsdaten der Rechnungsinformationen dokumentiert.

 

 

 

DATEV-Export durchführen

1. Öffnen Sie die Rechnungsausgänge oder die Zahlungseingänge.

   Rechnungen/Zahlungseingänge werden mit Haken in der Spalte DATEV angezeigt.

    

   Für Rechnungen/Zahlungseingänge, die Sie vom Export ausnehmen wollen, entfernen Sie den Haken in der Spalte DATEV.

    

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Export] .

   Ein Listenfeld wird angezeigt.

3. Wählen Sie die Option Export DATEV.

   Der Hinweis "Soll der DATEV-Export der Rechnungen tatsächlich durchgeführt werden?" wird angezeigt.

4. Klicken Sie auf [Vorprüfung].

   Die Vorprüfung wird durchgeführt.
   Die Druckvorschau zum Vorprüfungsprotokoll wird geöffnet.
   Das Hinweisfenster bleibt im Hintergrund weiterhin offen.

5. Schließen Sie die Druckvorschau zum Vorprüfungsprotokoll.

6. Klicken Sie auf [Export] im Hinweisfenster.

   Der Export wird durchgeführt.
   Die Export-Datei wird am Ablageort gespeichert.
   Nur Rechnungsausgänge: Exportierte Rechnungen werden gebucht und in Offene Posten übergeben.
   Nur Zahlungseingänge: Der Haken in der Spalte DATEV wird entfernt.

 

 

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Berechtigung für Export steuerrelevanter Daten erhalten	LinuDent > Benutzer > Register "Berechtigungen" > Bereich "Praxisbuchhaltung"
Historie bereits erstellter Steuerdateien sichten	Verwaltung > Praxisbuchhaltung > Kurzkartei > Register "Abrechnung" > Unterregister "STE"

 

 

 

1. Öffnen Sie das Journal oder die Zahlungseingänge.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Export] .

   Ein Listenfeld öffnet sich.

3. Klicke Sie auf die Option Export CSV.

   Die Auswahlfelder für den CSV-Export werden angezeigt.
4. Nehmen Sie die Einstellungen für den Export vor.

5. Klicken Sie auf [Weiter].

   Der Eingabedialog CSV-Export öffnet sich.

6. Legen Sie den Dateiablageort, Dateiname und ein Passwort fest.

7. Klicken Sie auf [OK].

   Die Daten werden als ZIP-Datei im CSV-Format exportiert.

 

 

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Lastschriftrechnungen verwalten	Verwaltung > Praxisbuchhaltung > Rechnungsbuch "Lastschrift-Rechnungen"
Teilzahlungsvereinbarung KFO anlegen	Patient > Patienteninfo > Patientenblatt > Register "Zahlungsmodalitäten" > Bereich "Teilzahlung KFO" und "KFO-Rechnung"
Lastschrift als Zahlungsart für Patienten anlegen	Patient > Patienteninfo > Patientenblatt > Register "Zahlungsmodalitäten" > Bereich "Allgemein" bzw. "KFO-Rechnungen"
Teilzahlungsvereinbarung ausgeben/drucken	Patient > Patienteninfo > Patientenblatt > Register "Zahlungsmodalitäten" > Schaltfläche [Dokumentendruck]
Lastschriftmandat ausdrucken/ausgeben	Patient > Patienteninfo > Patientenblatt > Register "Zahlungsmodalitäten" > Schaltfläche [Dokumentendruck]
Rechnungsdruck unterdrücken	Patient > Patienteninfo > Patientenblatt > Register "Zahlungsmodalitäten" > Bereich "KFO-Rechnungen"
Teilzahlung in der Kurzkartei anzeigen	LinuDent > Parameter > Praxis > Register "Register Info" > Bereich "Patienten-Info"
Ablageort/Laufwerk für Lastschriftdatei festlegen	LinuDent > Parameter > Arbeitsplatz > Register "Pfade" > Bereich "Exportpfade" LinuDent > System > Konfiguration > Einstellungen > Client-Einstellungen > allgemeine Einstellungen > Feld "Lastschriftdatei"
Erstellte Lastschrift-Abrechnungen einsehen	Abrechnung > Abrechnungshistorie > Kurzkartei > Register "Abrechnung" > Unterregister "LS"
Teilzahlung in der Kurzkartei anzeigen	LinuDent > Parameter > Praxis > Register "Register Info" > Bereich "Patienten-Info"
Anzahl eingegangener Teilzahlungen sichten	Patient > Patienteninfo > Patientenblatt > Register "Zahlungsmodalitäten" > Bereich "Teilzahlung KFO"
Zahlungsbedingungen für Teilzahlungen festlegen	LinuDent > Parameter > Zahlungsbedingungen

 

 

 

Wissenswertes

• Eine Teilzahlungsvereinbarung wird im Bereich Teilzahlung KFO in den Zahlungsmodalitäten des Patientenblatt angelegt (siehe Teilzahlungsvereinbarung zu KFO-Behandlung anlegen)

• Der Rechnungsdruck kann für Patienten mit Teilzahlungsvereinbarung im Patientenblatt unterdrückt werden. So werden diese Rechnungen in der Quartalsabrechnung KFO vom Druckstapel ausgenommen. Die Abrechnung mit der KZV erfolgt wie gehabt.

• Unterdrückte Rechnungen werden im Rechnungsbuch Patientenrechnungsdruck unterdrücken aufgelistet und können dort gedruckt werden.

• Ausgestellte/Gedruckte Rechnungen von Patienten mit Teilzahlungsvereinbarung werden - wenn nicht jeweils anders in den Druckeinstellungen festgelegt - mit der Teilzahlungsvereinbarung verrechnet.

• Wurde eine Rechnung über die letzte Lastschrift beglichen, wird automatisch eine Teilzahlungsschlussrechnung bereitgestellt.

• Mit Ausgabe/Druck der Teilzahlungsschlussrechnung wird ein Posten vom Typ "Endabrechnung" in den Rechnungsausgängen erstellt.

• Wenn die Teilzahlungsschlussrechnung gedruckt und die Endabrechnung verbucht wurde, wird die Teilzahlungsvereinbarung im Patientenblatt automatisch deaktiviert.

 

 

 

Teilzahlung mit Lastschriftmandat verbuchen

 

 

 

 

 

 

Ausstellung/Druck einer Teilzahlungsschlussrechnungen

1. Öffnen Sie das Rechnungsbuch Offene Posten bzw. Journal.

2. Wählen Sie die Rechnung mit Teilzahlungsvereinbarung.

3. Klicken Sie auf [Rech.-Info].

   Die Buchungsdaten werden angezeigt.

4. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

   Ein Listenfeld wird angezeigt.

5. Wählen Sie die Option Teilzahlungsschlussrechnung.

6. Der Dialog Teilzahlungsschlussrechnung wird angezeigt.

7. Klicken Sie auf [Weiter].

   Die Druckvorschau wird angezeigt.

8. Wählen Sie eine Ausgabeoption (siehe Ausgabeoptionen in der Druckvorschau).

   Die Teilzahlungsschlussrechnung wird ausgegeben/gedruckt.

 

 

 

 

 

Fällige, noch nicht gedruckte Teilzahlungsschlussrechnungen gesammelt ermitteln und drucken

1. Öffnen Sie das Rechnungsbuch Lastschrift-Rechnungen.

2. Setzen Sie den Haken im Feld Teilz.-schlussrechnung.

3. Klicken Sie auf [Ermitteln].

   Alle fälligen Teilzahlungsschlussrechnungen werden angezeigt.

4. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

   Ein Listenfeld wird angezeigt.

5. Wählen Sie die Option Teilzahlungsschlussrechnung.

   Die Teilzahlungsschlussrechnungen werden gedruckt.

 

 

 

 

 

Teilzahlungseingang manuell verbuchen

1. Öffnen Sie die Buchhaltung des Patienten.

2. Öffnen Sie das Rechnungsbuch Offene Posten.

   Alle offenen Posten werden angezeigt.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen Buchung].

   Die Eingabefelder werden angezeigt.

4. Wählen Sie Teilzahlungseingang im Feld Typ.

   Der Teilzahlungsbetrag wird im Feld Gesamt vorbelegt.

5. Geben Sie das Datum der Buchung im Feld Rech.-Datum an.

6. Wählen Sie die Zahlart im Feld Zahlungsart.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern].

   Der Teilzahlungsbetrag wird verbucht.

 

 

 

 

 

Unterdrückungskennzeichen zu einer Rechnung deaktivieren

 

Die Unterdrückung des Rechnungsdrucks verhindert, dass Patienten mit Teilzahlungsvereinbarung fortlaufende Rechnungen mit den Quartalsabrechnungen bekommen.

 

1. Öffnen Sie das Journal.

2. Markieren Sie die Rechnung mit roter Unterdrückungskennzeichnung.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Löschen].

   Der Hinweis "Soll das Unterdrückungskennzeichen für die Rechnung <Rechnungsnummer>, Patient <Patientenname>, entfernt werden?" wird angezeigt.

    

   Das Unterdrückungskennzeichen kann auch in den Offenen Posten in den Rechnungsinformationen entfernt werden.

    

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Ja].

   Die Rechnung kann gedruckt werden.

 

 

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Lastschriftrechnungen verwalten	Verwaltung > Praxisbuchhaltung > Rechnungsbuch "Lastschrift-Rechnungen"
Lastschrift als Zahlungsart für den Patienten anlegen	Patient > Patienteninfo > Patientenblatt > Register "Zahlungsmodalitäten" > Bereich "Allgemein" bzw. "KFO-Rechnungen"
Lastschriftmandat ausdrucken/ausgeben	Patient > Patienteninfo > Patientenblatt > Register "Zahlungsmodalitäten" > Schaltfläche [Dokumentendruck]
Ablageort/Laufwerk für Lastschriftdatei festlegen	LinuDent > System > Konfiguration > Einstellungen > Client-Einstellungen > allgemeine Einstellungen > Feld "Lastschriftdatei"
Erstellte Lastschrift-Abrechnungen einsehen	Abrechnung > Abrechnungshistorie > Kurzkartei > Register "Abrechnung" > Unterregister "LS"

 

 

Wissenswertes

• Wurde zu einem Patienten in den Zahlungsmodalitäten des Patientenblatts die Lastschrift als Zahlungsart festgelegt, wird bei Erstellung einer Rechnung/Buchung für den Patienten die Lastschrift vorbelegt.

• Eine Lastschrift wird im Rechnungsbuch Offene Posten automatisch mit Zahlart "Lastschrift" angegeben.

• Wurde eine Rechnung mit Teilzahlungsvereinbarung KFO über die letzte Lastschrift beglichen, wird eine Teilzahlungsschlussrechnung bereitgestellt.

 

 

 

 

SEPA-Vorabinformation ausdrucken/ausgeben

1. Öffnen Sie das Rechnungsbuch Lastschrift-Rechnungen.

   Rechnungen werden mit Haken in der Spalte Selekt angezeigt.

2. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

   Ein Listenfeld wird angezeigt.

3. Wählen Sie die Option SEPA-Vorabinformation.

   Der Hinweis "Soll der Ausdruck der SEPA-Vorabinformation für die selektierten <Zahl> Patienten gestartet werden?" wird angezeigt.

4. Klicken Sie auf [Ja].

   Die SEPA-Vorabinformation wird gedruckt.

 

 

 

 

Lastschriftdatei erstellen/Lastschriftzahlung buchen

1. Öffnen Sie das Rechnungsbuch Lastschrift-Rechnungen.

   Fällige Lastschriften werden mit Haken in der Spalte Selekt angezeigt.

2. Klicken Sie auf [Lastschriftdatei erstellen].

   Die Datei wird erstellt.
   Der Hinweis "Lastschriftdatei-Erstellung abgeschlossen" wird angezeigt.
   Die Lastschriftzahlungen/Teilzahlungen werden gebucht.

    

   Wenn das Lastschriftmandat bisher noch nicht ausgedruckt bzw. unterschrieben wurde, wird der Hinweis "Achtung! Für diese Patienten liegt kein gültiges Lastschriftmandat vor! ..." angezeigt.

    

3. Klicken Sie auf [Weiter].

   Die Liste der Lastschriftrechnungen wird aktualisiert.

 

 

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Einstellungen zu Mahnungen vornehmen	LinuDent > Parameter > Praxisbuchhaltung > Bereich "Mahnungen" LinuDent > Parameter > Zahlungsbedingungen
Patient von Mahnungen ausschließen	Patient > Patienteninfo > Patientenblatt > Register "Zahlungsmodalitäten" > Bereich "Allgemein"
Liste nie zu mahnender Patienten sichten	Verwaltung > Praxisbuchhaltung > Rechnungsbuch "nie zu mahnende Patienten"
Offene Mahnungen in der Kurzkartei anzeigen	LinuDent > Parameter > Praxis > Register "Register Info" > Bereich "Patienten-Info"

 

 

 

Wissenswertes

• Mahnungen von Patienten mit Online-Konto (mit Rechnungsbereitstellung) werden mit Ausstellung/Ausdruck im Rechnungsbuch Mahnungen automatisch online bereitgestellt.

• Eine bereits ausgestellte Mahnung kann über die Karteikarte des Patienten noch einmal gedruckt werden.

• Mahndatum ist der Tag der/des Ausstellung/Ausdrucks.

• Mahngebühren werden nach Ausstellung/Ausdruck der Mahnung dem offenen Betrag angerechnet.

 

 

 

Mahnungen ausstellen/ausdrucken

1. Öffnen Sie das Rechnungsbuch Mahnungen.

   Alle fälligen Mahnungen werden angezeigt.

2. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

   Ein Listenfeld wird angezeigt.

3. Wählen Sie die Option Mahnungen.

   Alle Mahnungen werden gedruckt.
   Alle Mahnungen werden in der Spate erledigt markiert.

4. Klicken Sie auf [Speichern].

   Alle ausgestellten Mahnungen werden aus der Tabelle des Rechnungsbuchs entfernt.

 

 

 

 

 

Mahnungen stornieren

 

Siehe Zahlungseingang/Teilzahlung/Mahnung/Zahlungserinnerung stornieren.

 

 

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Ratenzahlung in der Kurzkartei anzeigen	LinuDent > Parameter > Praxis > Register "Register Info" > Bereich "Patienten-Info"
Zahlungsbedingungen für Ratenvereinbarung festlegen	LinuDent > Parameter > Zahlungsbedingungen

 

 

Wissenswertes

• Bei Rechnungen mit Ratenzahlungsvereinbarung wird die Rechnungsnummer in der Buchhaltung in blauer Schrift angezeigt.

• Um die Ratenzahlungsvereinbarung zu einer Rechnung einzusehen, öffnen Sie die Rechnungsinformationen im Register angelegte Ratenvereinbarung.

• Die Schaltfläche [Anlegen Ratenvereinbarung] ist auch über die Rechnungsinformationen in den Offenen Posten und den Zahlungseingängen anwählbar.

 

 

 

Ratenzahlung vereinbaren und drucken

1. Öffnen Sie das Journal.

2. Markieren Sie die Rechnung mit Ratenvereinbarung.

3. Klicken Sie auf [Anlegen Ratenvereinb.] .

   Die Buchungsdaten werden angezeigt.
   Das Register Ratenvereinbarung wird geöffnet.

4. Legen Sie die Eckdaten für die Ratenvereinbarung fest.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern].

   Die Ratenvereinbarung wird gespeichert.

6. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

   Ein Listenfeld wird angezeigt.

7. Wählen Sie die Option Ratenvereinbarung.

8. Der Dialog Ratenvereinbarung wird angezeigt.

    

   Möchten Sie den Tilgungsplan auf dem Ausdruck der Ratenvereinbarung anzeigen, setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen Tilgungsplan.

    

9. Klicken Sie auf [Weiter].

   Die Druckvorschau wird angezeigt.

10. Wählen Sie eine Ausgabeoption (siehe Ausgabeoptionen in der Druckvorschau).

    Die Ratenzahlungsvereinbarung wird ausgegeben/gedruckt.

 

 

 

 

Ratenzahlungsvereinbarung nachträglich drucken

1. Markieren Sie die Rechnung mit Ratenvereinbarung.

2. Klicken Sie auf [Rech.-Info].

   Die Buchungsdaten werden angezeigt.

3. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

   Ein Listenfeld wird angezeigt.

4. Wählen Sie die Option Ratenvereinbarung.

5. Der Dialog Ratenvereinbarung wird angezeigt.

    

   Möchten Sie den Tilgungsplan auf dem Ausdruck der Ratenvereinbarung anzeigen, setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen Tilgungsplan.

    

6. Klicken Sie auf [Weiter].

   Die Druckvorschau wird angezeigt.

7. Wählen Sie eine Ausgabeoption (siehe Ausgabeoptionen in der Druckvorschau).

   Die Ratenzahlungsvereinbarung wird ausgegeben/gedruckt.

 

 

 

 

Ratenzahlungsvereinbarung ändern

Zur Änderung einer Ratenvereinbarung gehen Sie vor wie hier beschrieben: Ratenzahlung vereinbaren und drucken.

 

 

 

 

Ratenvereinbarung löschen

1. Markieren Sie die Rechnung mit Ratenvereinbarung.

2. Klicken Sie auf [Rech.-Info].

   Die Buchungsdaten werden angezeigt.

3. Öffnen Sie das Register angelegte Ratenvereinbarung.

   Die Schaltfläche [Löschen] wird aktiv.

4. Klicken Sie auf [Löschen].

   Der Hinweis "Soll die Ratenvereinbarung gelöscht werden?" wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf [Ja].

   Die Ratenvereinbarung wird gelöscht.
    

 

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Guthaben in der Kurzkartei anzeigen

LinuDent > Parameter > Praxis > Register "Register Info" > Bereich "Patienten-Info"

 

 

Wissenswertes

• Wird ein höherer Betrag als der Rechnungsbetrag verbucht, wird nach Abfrage eine Gutschrift angelegt.

• Eine Gutschrift wird in den Rechnungsbüchern im Feld Typ in blauer Schrift angezeigt.

• Ist eine Gutschrift zu einem Patienten vorhanden, wird bei der Ausstellung der nächsten Rechnung abgefragt, ob die Gutschrift mit dem Rechnungsbetrag verrechnet werden soll.

• Die Verrechnung einer Gutschrift wird auf der Rechnung und in den Rechnungsinformationen dokumentiert.

 

 

 

Gutschrift auszahlen

1. Öffnen Sie die Offenen Posten.

2. Markieren Sie die Gutschrift.

3. Setzen Sie den Haken in der Spalte Bezahlt.

   Der Gutschrift-Betrag wird in der Spalte Zahlung angezeigt.

4. Wählen Sie die Zahlart "Kasse".

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern].

   Die Rückerstattung wird als Typ "GS rückerst." im Journal verbucht.
   Die Rückerstattung der Gutschrift wird im Kassenbuch verbucht.

 

 

 

 

Gutschrift manuell dokumentieren

1. Öffnen Sie die Buchhaltung des Patienten.

2. Wählen Sie das Rechnungsbuch Offene Posten.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen Buchung].

   Die Eingabefelder werden angezeigt.

4. Wählen Sie Gutschrift im Feld Typ.

5. Geben Sie das Datum der Buchung im Feld Rech.-Datum an.

6. Geben Sie den Betrag im Feld Gesamt an.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern].

   Die Gutschrift wird dokumentiert.

 

 

 

 

Anzahlung manuell dokumentieren

1. Öffnen Sie die Buchhaltung des Patienten.

2. Wählen Sie das Rechnungsbuch Offene Posten.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen Buchung].

   Die Eingabefelder werden angezeigt.

4. Wählen Sie Anzahlung im Feld Typ.

5. Geben Sie das Datum der Buchung im Feld Rech.-Datum an.

6. Geben Sie die Zahlart im Feld Zahlungsart an.

7. Geben Sie den Betrag im Feld Gesamt an.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern].

   Die Anzahlung wird dokumentiert.

 

 

 

Anzahlung auszahlen

1. Öffnen Sie die Offenen Posten.

2. Markieren Sie die Anzahlung.

3. Setzen Sie den Haken in der Spalte Bezahlt.

   Der Anzahlungsbetrag wird in der Spalte Zahlung angezeigt.

4. Wählen Sie die Zahlart "Kasse".

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern].

   Die Rückerstattung wird als Typ "AZ rückerst."im Journal verbucht.
   Die Rückerstattung der Anzahlung wird im Kassenbuch verbucht.

 

 

 

 

 

 

Der Zahlungseingangsmanager ist ein Zusatzmodul, das freigeschaltet werden muss. Zahlungseingänge aus einer externen Datei werden - sofern eindeutig übereinstimmend - gebuchten Rechnungen aus der Praxisbuchhaltung automatisch zugeordnet.

 

 

Wo finde ich was?

Zahlungseingänge automatisch abgleichen

Verwaltung > Praxisbuchhaltung > Einträge im Rechnungsbuch "Zahlungseingangsmanager"

 

 

Einstellungen vornehmen

Berechtigung zum Arbeiten mit dem Zahlungseingangsmanager erhalten	LinuDent > Benutzer > Register "Berechtigungen" > Bereich "Praxisbuchhaltung"
Ablageort/Laufwerk für externe Datei mit Zahlungseingängen (ZEM-Datei) festlegen	LinuDent > Parameter > Arbeitsplatz > Register "Pfade" > Bereich "Importpfade" LinuDent > System > Konfiguration > Einstellungen > Client-Einstellungen > allgemeine Einstellungen > Feld "Zahlungseingangsmanager"
Berechtigung zur Einrichtung des Systems erhalten	LinuDent > Benutzer > Register "Berechtigungen" > Bereich "Systemkonfiguration"
Finanzkonten erfassen	LinuDent > Mandant > Register "Bankverbindung"

 

 

 

Wissenswertes

• Der Zahlungseingangsmanager kann nur in der Praxisbuchhaltung ausgeführt werden.

• Über den Zahlungseingangsmanager verbuchte Zahlungen werden im Rechnungsbuch Zahlungseingänge und Journal mit der Zahlart "ZEM" angezeigt.

• Manuell abgeglichene Zahlungseingänge werden im Rechnungsbuch Zahlungseingänge in blauer Schrift angezeigt.

• Abgleichslücken sind Zahlungseingänge, die nicht zugeordnet werden können.

• Eine Liste der Abgleichslücken wird über den [Dokumentendruck] erzeugt.

 

 

 

Zahlungseingänge automatisch abgleichen (Schritt 1)

1. Legen Sie die externe Datei mit Zahlungseingängen (ZEM-Datei) am Ablageort ein/ab.

2. Öffnen Sie den Zahlungseingangsmanager.

3. Klicken Sie auf [ZEM-Datei verarbeiten].

   Die Zahlungseingänge von der Datei werden eingelesen.
   Die Zahlungseingänge werden automatisch mit den Rechnungen abgeglichen.
   Zugeordnete Zahlungseingänge werden in den Rechnungsbüchern verbucht.
   Der Hinweis "Datei-Verarbeitung abgeschlossen" wird angezeigt.
   Der Zahlungseingangsmanager wird geschlossen.
    
   Zahlungseingänge, die nicht zugeordnet werden konnten, werden nacheinander im Bereich Zahlungseingang in Datei angezeigt. Die Zuordnung muss manuell erfolgen (siehe Schritt 2).

 

 

 

 

Manuellen Abgleich eines Zahlungseingangs durchführen (Schritt 2)

 

1. Führen Sie den automatischen Abgleich, wie unter Schritt 1 beschrieben durch.

    

   Zahlungseingänge, die nicht zugeordnet werden konnten, werden nacheinander im Bereich Zahlungseingang in Datei angezeigt. Die Zuordnung muss manuell erfolgen.

    

2. Klicken Sie auf Durchsuchen [...] im Feld Patient im Bereich Praxisbuchhaltung.

   Die Patientenauswahl wird geöffnet.

3. Wählen Sie den Patienten aus.

    

   Achten Sie auf die Übereinstimmung mit dem Namen im Feld Auftraggeber im Bereich Zahlungseingang in Datei.

    

4. Klicken Sie auf [OK].

   Der Patient wird zugeordnet.

5. Klicken Sie auf Durchsuchen [...] im Feld Rechnung im Bereich Praxisbuchhaltung.

   Die Rechnungsauswahl öffnet sich.

6. Wählen Sie die Rechnung aus.

    

   Achten Sie auf die Übereinstimmung mit der Rechnungsnummer bzw. dem Betrag im Bereich Zahlungseingang in Datei.

    

7. Klicken Sie auf [OK].

   Der Zahlungseingang wird zugeordnet.

8. Geben Sie ggf. einen Text zum Vorgang im Feld Notiz ein.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Zahlung buchen] .

   Der Zahlungseingang wird in den Rechnungsbüchern gebucht.
   Der Hinweis "Datei-Verarbeitung abgeschlossen" wird angezeigt.
   Der Zahlungseingangsmanager wird geschlossen.

 

 

 

 

Manuelle Zuordnung eines Zahlungseingangs überspringen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Zahlung ignorieren] .

   Die Daten des Zahlungseingangs werden als Abgleichslücke gespeichert.

 

 

 

 

Abgleichslücke zuordnen

1. Öffnen Sie das Rechnungsbuch Zahlungseingangsmanager in der Praxisbuchhaltung.

2. Setzen Sie den Haken im Feld ZEM-Abgleichslücken.

   Alle nicht abgeglichenen Zahlungseingänge von der Datei werden angezeigt.

3. Machen Sie einen Doppelklick auf den Zahlungseingang.

   Der Zahlungseingangsmanager wird geöffnet.

4. Ordnen Sie den Zahlungseingang zu (siehe Manuellen Abgleich eines Zahlungseingangs durchführen).

 

 

 

 

Abgleichslücke löschen

1. Öffnen Sie das Rechnungsbuch Zahlungseingangsmanager in der Praxisbuchhaltung.

2. Setzen Sie den Haken im Feld zum Filterkriterium ZEM-Abgleichslücken

   Alle nicht abgeglichenen Zahlungseingänge werden angezeigt.

3. Wählen Sie den Zahlungseingang aus.

4. Klicken Sie auf [Löschen].

   Der Hinweis "Wollen Sie diesen Zahlungseingang wirklich endgültig aus den Abgleichslücken entfernen?" wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf [Ja].

   Der Zahlungseingang wird entfernt.

 

 

 

 

 

 

 

1. Legen Sie den/die Überweisungsträger in den Druckerschacht.

2. Öffnen Sie die Rechnungsausgänge.

   Rechnungen haben den Haken in der Spalte Überw..

    

   Für Rechnungen mit Lastschriftmandat kann kein Überweisungsträger gedruckt werden.

    

3. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

   Ein Listenfeld wird angezeigt.

4. Wählen Sie die Option Überweisungsträger.

   Die Überweisungsträger werden bedruckt.

 

 

 

 

 

 

 

Wo finde ich was?

Vorlage für Etiketten festlegen

LinuDent > Parameter > Praxis > Register "Mandantenabhängig" > Bereich "Aufkleber"

 

 

 

1. Legen Sie die Etiketten-Druckvorlagen in den Druckerschacht.

2. Öffnen Sie die Rechnungsausgänge.

   Rechnungen haben den Haken in der Spalte Etiketten..

3. Klicken Sie auf [Dokumentendruck].

   Ein Listenfeld wird angezeigt.

4. Wählen Sie die Option Etiketten.

5. Das Dialogfenster Adressaufkleber wird angezeigt.

6. Legen durch Setzen/Entfernen des Hakens fest, welche Aufkleber Sie auf der Druckvorlage bedrucken möchten.

7. Klicken Sie auf [Drucken].

   Die Etiketten werden mit den Adressdaten bedruckt.